PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA UNIVERSITAS ANDALAS BERBASIS WEB ONLINE UNTUK MEMBANTU KEMUDAHAN DALAM PROSES AUDIT MUTU INTERNAL   NILDA TRI PUTRI  

Pendahuluan Perguruan tinggi sebagai salah satu lembaga pendidikan tinggi diharapkan untuk dapat selalu menjaga dan meningkatkan mutu pendidikan yang diselenggarakan. Peningkatan mutu perguruan tinggi dapat dilakukan dengan membangun sistem penjaminan mutu perguruan tinggi yang bertujuan untuk memastikan bahwa perguruan tinggi dapat memenuhi standar nasional pendidikan tinggi (SN Dikti), sekaligus sebagai usaha memenuhi ekspektasi stakeholder terhadap proses pendidikan yang dilaksanakan. Kewajiban perguruan tinggi untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu tercantum dalam UU Nomor 12 Tahun 2012 pasal 53 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi, yang menjelaskan bahwa setiap perguruan tinggi harus menjalankan sistem penjaminan mutu khususnya sistem penjaminan mutu internal (SPMI) yang dikembangkan sesuai dengan karakteristik dan visi misi masing-masing perguruan tinggi. Pelaksanaan SPMI selain untuk menjamin pemenuhan SN Dikti juga merupakan persiapan bagi masing-masing perguruan tinggi untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu eksternal (SPME) yang akan menentukan akreditasi dari perguruan tinggi yang bersangkutan. Universitas Andalas sebagai salah satu perguruan tinggi terkemuka di Sumatera juga tidak terlepas dari kewajiban untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi ini. Universitas yang berdiri pada tanggal 13 September 1956 ini telah melaksanakan sistem penjaminan mutunya melalui sebuah lembaga yang dikenal dengan nama Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M). Salah satu tanggung jawab LP3M sebagai lembaga penjaminan mutu internal adalah melaksanakan audit mutu internal yang dilakukan untuk mengevaluasi apakah proses pendidikan yang dilaksanakan telah sesuai dengan standar mutu internal yang ditetapkan. Pelaksanaan audit mutu internal saat ini menggunakan instrumen audit yang disusun oleh LP3M berdasarkan standar dan kriteria penilaian yang digunakan BAN-PT untuk menilai perguruan tinggi. Hasil pelaksanaan audit mutu internal ini digunakan sebagai pertimbangan dalam menentukan langkah perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan mutu Universitas Andalas. Oleh sebab itu, pelaksanaan audit mutu internal merupakan salah satu tugas yang sangat penting bagi LP3M dalam pemenuhan sistem penjaminan mutu Universitas Andalas. Seiring dengan keberhasilan Universitas Andalas dan beberapa program studi meraih akreditasi A yang ditetapkan oleh BAN-PT, Universitas Andalas perlu meningkatkan standar mutu internalnya untuk dapat tetap mempertahankan capaian yang telah berhasil diraih dan meningkatkan daya saingnya ke level yang lebih tinggi. Rencana untuk meningkatkan standar mutu Universitas Andalas sebagai langkah awal untuk mempersiapkan beberapa prodi untuk dapat terakreditasi oleh Asean University Network of Quality Assurance (AUN-QA) dan Accreditation Board of Engineering and Technology (ABET) yang merupakan lembaga akreditasi perguruan tinggi internasional. Berdasarkan hal tersebut, Universitas Andalas melalui LP3M melakukan revisi instrumen audit mutu internal yang saat ini digunakan, tidak hanya mengadaptasi kriteria penilaian dari BAN-PT, tetapi juga mempertimbangkan kriteria penilaian yang digunakan oleh AUN-QA dan ABET, sehingga hasil audit mutu internal yang dilaksanakan juga menggambarkan pencapaian standar mutu berdasarkan kriteria penilaian AUN-QA dan ABET. Selain itu, telah dikeluarkannya SN Dikti terbaru yang ditetapkan melalui permenristek DIKTI no 44 Tahun 2015 menjadi alasan lain bagi LP3M untuk merevisi instrumen audit yang saat ini digunakan dalam pelaksanaan audit mutu internal. Pelaksanaan audit mutu internal sendiri sejauh ini masih dilakukan secara manual dengan bantuan MS. Excel. Penggunaan MS. Excel adalah sebagai sarana penyimpanan data dan hasil penilaian oleh masing-masing auditor, sementara untuk pengolahan data yang terkait dengan penentuan skor untuk kriteria kuantitatif masih dihitung secara manual oleh auditee ataupun auditor. Selain itu, file Ms. Excel dari masing-masing auditor yang tersimpan pada compact disk (CD) yang berbeda mengharuskan staff LP3M untuk merekap kembali semua data tersebut agar bisa diproses dan dianalisa untuk membuat laporan hasil audit secara keseluruhan. Pengolahan data yang masih dilakukan secara manual dan data yang belum terintegrasi ini menjadikan proses audit mutu internal yang dilaksanakan LP3M menjadi kurang efisien mengingat jumlah data dan dokumen serta aktor yang terlibat dalam proses audit yang sangat banyak dan membutuhkan waktu yang relatif lama untuk menyelesaikan laporan hasil audit mutu internal. Selain itu, proses pengolahan data sebagaimana yang dilakukan saat ini juga memperbesar adanya resiko kesalahan pengolahan data, sebagai mana pernah dinyatakan oleh koordinator mutu LP3M bahwa pernah terjadi kesalahan penyalinan data saat proses perekapan yang mengakibatkan laporan hasil audit mutu internal berbeda dengan data seharusnya. Selain itu, laporan audit yang masih berbentuk kertas dalam jumlah yang banyak menyebabkan kesulitan dalam hal penyajian dan pencarian data laporan saat dibutuhkan. Pelaksanaan audit mutu internal merupakan salah satu kegiatan yang signifikan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal di perguruan tinggi khususnya Universitas Andalas, maka LP3M dirasa perlu untuk memperbaiki proses pelaksanaan audit mutu internal, salah satu caranya adalah dengan menggunakan computerized information system yang dapat membantu untuk mengintegrasikan data yang berasal dari banyak sumber, mempermudah pengolahan dan penyimpanan data dalam jumlah yang besar serta yang paling penting memudahkan ketersediaan informasi bagi semua aktor yang terlibat dalam proses audit mutu internal. Audit mutu internal berbasis computerized information system dibutuhkan oleh LP3M, tidak hanya untuk mempermudah pengolahan dan penyajian data audit, tetapi juga dapat meminimalisir biaya yang dikeluarkan dari pelakasanaan audit mutu internal secara manual. Sistem informasi audit mutu internal yang dirancang adalah sistem informasi berbasis web, mengingat kegiatan audit mutu internal yang memiliki banyak orang yang terlibat dan sumber data yang beragam sehingga sistem informasi berbasis web dapat mempermudah pengaksesan data dan informasi kapanpun dan dimanapun diperlukan. Selanjutnya, revisi instrumen audit mutu internal usulan yang dirumuskan dengan mengadaptasi kriteria penilaian dari beberapa lembaga akreditasi nasional dan internasional untuk perguruan tinggi (BAN-PT, AUN QA dan ABET) dan disesuaikan dengan SN Dikti terbaru.   Pelaksanaan Audit Mutu Internal pada Program Studi di Lingkungan Unand Pelaksanaan sistem audit mutu internal program sarjana Universitas Andalas dimulai dengan pemberitahuan jadwal dan pemberian instrumen audit mutu internal oleh ketua LP3M kepada Ketua Program Studi (Prodi). Ketua Prodi kemudian akan bergabung bersama Gugus Kendali Mutu (GKM) menjadi Tim evauasi dan melaksanakan evaluasi diri Prodi. Dalam melaksanakan evaluasi diri tersebut, Ketua Prodi dan GKM akan mengumpulkan data-data yang berkaitan dengan capaian Prodi berdasarkan kriteria penilaian serta dokumen dan bukti-bukti yang mendukung hasil evaluasi diri nantinya. Tim evaluasi diri kemudian akan mengisi skor untuk masing-masing kriteria penilaian berdasarkan hasil evaluasi diri yang telah dilaksanakan. Selanjutnya, Auditor akan melakukan verifikasi terhadap skor penilaian sementara pada saat kunjungan audit yang dihadiri oleh Ketua Prodi dan GKM sebagai Auditee. Skor capaian prodi yang telah diverifikasi oleh auditor selanjutnya diolah menggunakan bantuan Ms. Excel dan dianalisis untuk membuat laporan temuan audit. Prodi kemudian akan diberikan rentang waktu tertentu untuk memperbaiki temuan audit yang bersifat minor dan diakhir rentang waktu tersebut auditor akan memerika kembali pelaksanaan perbaikan oleh Prodi, sementara untuk temuan yang besifat mayor akan dilaporan kepada LP3M untuk merumuskan Permintakaan Tindakan Koreksi (PTK) yang akan ditindak lanjuti lebih jauh oleh LP3M. Temuan audit, capaian dan peta mutu untuk setiap prodi selanjutnya akan diserahkan oleh Auditor kepada LP3M. Temuan audit, capaian, dan peta mutu masing-masing Prodi yang diterima Koordinator penjaminan mutu dalam bentuk compact disk dari masing-masing Auditor kemudian direkap ulang untuk membuat laporan hasil audit keseluruhan dan rekomendasi PTK yang akan ditindaklanjuti secara lebih lanjut oleh Ketua LP3M. Hasil audit dan Rekomendasi PTK yang dihasilkan dari audit mutu internal kemudian akan dijadikan bahan evaluasi diri kembali oleh Prodi untuk dapat meningkatkan mutu institusinya, sementara bagi LP3M, hasil audit ini juga akan dijadikan bahan untuk mengevaluasi standar mutu internal untuk selanjutnya, apakah diperlukan perubahan atau peningkatan dari segi standa mutu yang digunakan. Beberapa kekurangan dalam sistem saat ini seperti biaya yang besar untuk pelaksanaan audit mutu internal dan orang yang terlibat juga banyak serta kurangnya efektifitas dan efisiensi dari sistem yang seharusnya dapat ditingkatkan jika didukung oleh sistem informasi berbasis web untuk membantu dalam pengolahan, penyimpanan dan penyajian data serta infromasi terkait audit mutu internal.   Pelaksanaan Audit Mutu Internal Usulan pada Program Studi Berbasis Web Sistem informasi yang dirancang adalah sistem informasi berbasis web yang selain membantu dalam pengolahan, penyimpanan dan penyajian data, juga diharapkan untuk mampu menyediakan informasi terkait mutu dan capaian prodi yang tidak tersedia ataupun sulit untuk diakses pada sistem yang saat ini diterapkan. Salah satu informasi yang diharapkan pengguna untuk dapat disajikan pada sistem usulan adalah data capaian prodi yang pada sistem saat ini diinputkan ke dalam excel dalam bentuk skor, sehingga LP3M sendiri tidak memiliki data perkembangan capaian prodi yang jelas. Pengambil keputusan baik di tingkat fakultas maupun prodi sendiri juga masih kesulitan untuk mendapatkan informasi terkait data capaian prodi ini. Sementara data capaian ini merupakan salah satu data yang dibutuhkan baik untuk persiapan akreditasi maupun sebagai bahan evaluasi bagi Prodi maupun Fakultas. Selain informasi mengenai capaian prodi, LP3M juga mengharapkan sistem usulan untuk dapat mengolah data hasil temuan audit menjadi informasi Permintaan Tindakan Koreksi secara otomatis yang dalam sistem saat ini masih diidentifikasi secara manual dari laporan hasil audit mutu internal.  Secara garis besar, output yang diharapkan pengguna dari sistem informasi yang dirancang meliputi laporan audit mutu internal per prodi, gambaran hasil audit per fakultas, gambaran hasil audit keseluruhan (universitas), data dan infromasi capaian prodi, dan informasi temuan audit. Alur pelaksanaan audit pada sistem usulan secara garis besar tidak terlalu berbeda dengan sistem manual. Pada sistem Audit Mutu Internal usulan yang merupakan web based sistem, masing-masing aktor diharuskan untuk log in dan hanya dapat mengakses halaman tertentu sesuai dengan hak akses masing-masing aktor. Selain itu, terdapat beberapa aktivitas pada sistem aktual yang tidak perlu dilakukan pada sistem usulan, karena aktivitas tersebut telah digantikan oleh fungsi sistem. Adapun aktor pada sistem usulan beserta interaksinya dengan sistem nantinya ditampilkan pada Tabel 1. Tabel 1. Aktor pada Sistem Rancangan dan Interaksinya

NO AKTOR INTERAKSINYA DENGAN SISTEM 1 Admin Mengelola sistem Mengelola instrument audit mutu internal 2 GKM Prodi Menginputkan data prodi yang berhubungan dengan pelaksanaan audit mutu internal 3 Auditor Melakukan penilaian dan membuat laporan audit mutu internal per prodi 4 Koordinator Penjaminan Mutu LP3M Mengelola instrument audit mutu internal, dan membuat laporan audit mutu internal keseluruhan. 5 Ketua Prodi Melihat hasil audit mutu internal Prodi 6 Pimpinan Fakultas Melihat hasil audit mutu internal prodi dalam satu Fakultas 7 Ketua LP3M Melihat hasil audit mutu internal keseluruhan

  Perumusan instrumen audit mutu internal untuk sistem usulan dimulai dengan mengumpulkan data berupa kriteria penilaian  yang digunakan BAN-PT, AUN-QA dan ABET dalam mengaudit mutu prodi. Kriteria penilaian yang dikumpulkan berjumah 186 kriteria dengan rincian: 1.   99 kriteria penilaian BAN-PT diperleh dari borang penilaian akreditasi program sarjana BAN-PT. 2.   50 kriteria penilaian AUN-QA pada level Prodi yang diperoleh dari Guide to. AUN-QA Assessment at Programme Level 3rd Version 2016. 3.   37 General criteria ABET yang digunakan dalam proses penentuan akreditasi AEC, diperoleh dari Program Evaluator Worksheet (PEV) ABET. Proses pengidentifikasian kriteria penilaian usulan dimulai dengan mengidentifikasi kriteria penilaian AUN-QA dan ABET yang memiliki arti yang sama ataupun telah terwakili penilaiannya dalam kriteria penilaian BAN-PT. Kriteria AUN-QA dan ABET yang telah divalidasi kemudian disusun membentuk rumusan instrumen audit mutu usulan. Penyusunan ini dilakukan dengan menggabungkan kriteria penilaian yang telah divalidasi dengan kriteria penilaian BAN-PT yang tersusun dari standar, komponen dan kriteria penilaian. Kriteria penilaian hasil identifikasi yang tidak tercakup dalam komponen maupun standar BAN-PT digabungkan dengan membentuk Standar maupun komponen penilaian yang baru. Rumusan instrumen audit mutu hasil identifikasi terdiri dari 8 standar, 44 komponen penilaian dan 127 kriteria penilaian. Rumusan instrumen audit mutu usulan selanjutnya disesuaikan dengan SNPT 2015. Rumusan instrumen usulan secara keseluruhan telah sesuai dengan SNPT 2015, dan sebagian besar ketentuan yang dinyatakan dalam SNPT 2015 telah tercakupi dalam rumusan instrumen usulan. Penyesuaian hanya perlu dilakukan pada beberapa kriteria penilaian yang berkaitan dengan Kompetensi Lulusan dan Kurikum dengan mengubah pernyataannya agar sesuai dengan SNPT 2015. Selain perubahan pernyataan pada beberapa kriteria penilaian, penambahan beberapa komponen dan kriteria penilaian yang teridentifikasi dalam SNPT 2015 juga dilakukan sehingga hasil akhir dari proses pengidentifikasian kriteria penilaian menghasilkan 138 kriteria penilaian yang dikelompokkan ke dalam 8 Standar dan 45 komponen.   PENUTUP Sistem Audit Mutu Internal (AMI) Prodi berbasis Web ini diharapkan dapat membantu LP3M dalam mempercepat proses audit SPMI dan dapat mempermudah pengaksesan data dan informasi kapanpun dan dimanapun diperlukan. Sistem AMI Prodi berbasis web ini akan diterapkan oleh LP3M Unand pada periode audit tahun depan yaitu tahun 2017.