STRATEGI PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
Emma Hermawati*

PENDAHULUAN

Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di perguruan tinggi saat ini sudah tidak bisa ditawar lagi. Hal ini dikarenakan Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi merupakan amanat/perintah undang-undang, yakni Bab III UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, yang dijelaskan melalui Permenristekdikti No. 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Oleh karena itu, setiap Perguruan Tinggi wajib menerapkan atau mengimplementasikan SPMI.

Pada umumnya, perguruan tinggi bukan tidak mau menerapkan SPMI, namun mengalami kesulitan untuk memulainya. Tidak mudah dan tidak murah untuk mencari informasi terkait strategi yang harus dilakukan oleh perguruan tinggi. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan berbagi pengalaman. Uraian singkat tentang pengalaman terkait strategi penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal berikut ini, semoga dapat menjadi inspirasi.

STRATEGI IMPLEMENTASI SPMI

Strategi penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam membangun SPMI di Perguruan Tinggi. Pada umumnya, pengelola unit penjaminan mutu saat diminta untuk menerapkan SPMI akan bergumam “harus mulai dari mana?”

Pengalaman penerapan SPMI berikut ini merupakan salah satu jawaban atas pertanyaan di atas. Sebagai inspirasi, pengalaman ini tentu dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan masing-masing perguruan tinggi.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam membangun SPMI.

1. Mendapatkan komitmen dari pimpinan.
Untuk mendapatkan komitmen dari pimpinan, komunikasi menjadi kata kunci. Informasi utama yang perlu dikomunikasikan kepada pimpinan adalah tentang pentingnya penerapan SPMI, yang dapat dilihat dari sekurang-kurangnya dua sudut pandang. Pertama, penerapan SPMI sebagai kewajiban setiap perguruan tinggi sebagaimana diamanatkan oleh UU No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi, Permenristekdikti No. 62 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal, Permenristekdikti No. 32 tahun 2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Eksternal, dan Permenristekdikti No. 61 tahun 2016 tentang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. Kedua, kebutuhan perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan melalui implementasi SPMI.

2. Penyusunan Rencana Induk Pengembangan SPMI.
Dengan diperolehnya komitmen dari pimpinan, selanjutnya dilakukan penyusunan Rencana Induk Pengembangan SPMI. Dokumen ini memuat rencana program dan kegiatan yang akan dilakukan unit pengelola penjaminan mutu dalam kurun waktu 10 tahun. Rencana Induk Pengembangan berisi, sekurang-kurangnya, (a) evaluasi diri SPMI di perguruan tinggi yang memotret kondisi SPMI saat dokumen disusun berikut analisis dan evaluasi atas kondisi ini dan (b) roadmap pengembangan SPMI berikut mekanisme, rancangan pelaksanaan kegiatan dan indikator keberhasilan.

3.
Pembuatan “Panduan Penyusunan Dokumen SPMI.”
Mengacu kepada Rencana Induk Pengembangan SPMI, unit pengelola penjaminan mutu yakni Satuan Penjaminan Mutu (SPM), mulai membuat panduan untuk penyusunan dokumen SPMI yang terdiri atas Kebijakan SPMI, Manual SPMI & PPEPP, Standar SPMI dan Formulir). Ke-empat panduan penyusunan dokumen tersebut selanjutnya didistribusikan ke seluruh unit kerja.

4.
Pengesahan Kebijakan SPMI oleh Senat Perguruan Tinggi.
Kebijakan SPMI merupakan pedoman pokok dalam implementasi SPMI di perguruan tinggi. Karena itu, sebagai dokumen yang berisi garis besar tentang bagaimana memahami, merancang, dan mengimplementasikan SPMI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, Kebijakan SPMI adalah dokumen SPMI yang pertama kali disusun dan harus mendapat persetujuan dari Senat Perguruan Tinggi.

5.
Sosialisasi SPMI ke seluruh Pengelola Unit Kerja Perguruan Tinggi.
Kegiatan sosialisasi yang selalu dilakukan setiap tahun adalah Sosialisasi SPMI ke seluruh pengelola unit kerja. Untuk memberikan pemahaman tentang SPMI dan menumbuhkan komitmen pengelola pada semua jenjang perguruan tinggi, kegiatan ini tidak cukup dilakukan hanya sekali. Sementara itu, pelatihan SPMI/AMI diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. Selain untuk penyamaan persepsi, pelatihan juga ditujukan untuk meningkatkan kompetensi pengelola penjaminan mutu di seluruh unit kerja.

6.
Penyusunan Dokumen SPMI.
Paralel dengan kegiatan di atas, dilakukan penyusunan fokumen SPMI yang lain, yakni Manual SPMI & PPEPP, Standar SPMI dan Formulir. Dokumen ini disusun oleh unit kerja di perguruan tinggi dengan difasilitasi oleh Satuan Penjaminan Mutu.

7.
Pelaksanaan, Evaluasi dan Peningkatan SPMI.
Tahap terakhir dalam implementasi SPMI adalah pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan standar melalui kegiatan Audit Mutu Internal (AMI), dan pengendalian pelaksanaan standar serta peningkatan standar. Untuk pelaksanaan AMI, unit pengelola penjaminan mutu perlu menyusun instrumen audit yang dibutuhkan. Instrumen ini yang kemudian digunakan oleh para auditor internal yang telah mendapatkan pelatihan SPMI dan AMI. Hasil AMI kemudian ditindaklanjuti oleh pengendalian pelaksanaan standar dan peningkatan standar secara berkelanjutan.

PENUTUP

Tentu saja bukanlah hal yang mudah dalam membangun budaya mutu di suatu Perguruan Tinggi. Namun, tidak mudah juga bukan berarti tidak bisa dilakukan…  Komitmen pimpinan di setiap tingkat organisasi sangat diperlukan untuk membangun dan menerapkan SPMI. Selain itu, dibutuhkan semangat kerja keras dan keikhlasan dari pengelola penjaminan mutu, sehingga tidak salah kalau saat ini kita sering menyebutnya sebagai “pejuang mutu.”

Akhirnya, sebagaimana dikatakan oleh William A. Foster, “Quality is never an accident; it is always the result of high intention, sincere effort, intelligent direction and skillful execution; it represents the wise choice of many alternatives.”
 

*Emma, HM – Anggota Satuan Tugas pada Satuan Penjaminan Mutu, Politeknik Negeri Bandung, HP 0815-601-8825, email: emmaharmawatimuhari@gmail.com