Search

PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM

Tema : Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Author : Rina Shahriyani Shahrullah
Email : rina@uib.ac.id
Jabatan : Ketua Program Studi Magister Ilmu Hukum
Insitusi : Universitas Internasional Batam
Alamat : Jalan Gajah Mada, Baloi Sei Ladi, Batam 29442, Provinsi Kepulauan Riau

                   PENERAPAN SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PADA
                                  UNIVERSITAS INTERNASIONAL BATAM
                                             Rina Shahriyani Shahrullah


Pendahuluan

             Universitas Internasional Batam (UIB) didirikan pada tahun 2000 berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 160/D/O/2000, sebagai pengejawantahan kepedulian Yayasan Marga Tionghoa Indonesia (YMTI - Batam) di Kota Batam terhadap pendidikan masyarakat di Pulau Batam dan sekitarnya. UIB menetapkan visinya “to be a university with International Quality Standard that produces graduates that can meet global dynamic changes”. Untuk mencapai visi tersebut, UIB mengemban misi “to continuously implement comprehensive education, analytical research and humane society services according to international quality standard”.
           
               UIB mempunyai 5 fakultas dan 12 program studi (prodi). Lima fakultas, yaitu: Fakultas Teknik Industri, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ekonomi dan Fakultas Hukum. Sampai dengan awal 2007, dari keduabelas prodi yang telah disetujui pada saat pendirian, UIB masih memfokuskan pada penyelenggaraan tujuh prodi, yaitu 6 Program Studi Sarjana (Prodi Teknik Elektro, Teknik Sipil, Sistem Informasi, Manajemen, Akuntansi, Ilmu Hukum) dan Manajemen Perhotelan (Diploma). Pada tahun 2008, UIB membuka Program Studi Magister Manajemen dan Program Studi Magister Ilmu Hukum. Pada tahun 2016, ijin operasional diberikan kepada 2 program studi baru (Sarjana) yaitu Program Studi Bahasa Inggris  dan Program Studi Pariwisata.
 

            
              Unit Penjaminan Mutu UIB dikenal dengan nama Quality Assurance Center (QAC) dibentuk pada tahun 2006 berdasarkan SK Rektor No. 022/R/KEP-UIB/IV/2006. QAC bertugas untuk menetapkan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan dan meningkatkan standar mutu di bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pelayanan.

Perjalanan QAC Dalam Menerapkan SPMI
 
                Pada tahun 2009 UIB memperoleh Program Hibah Kompetisi Institusi (PHK-I) 2009-2011 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. UIBmengajukan Tema A yaitu Peningkatan Kapasitas Institusi tahun 2009. Melalui hibah tersebut dilakukan Policy Study yang bertujuan untuk restrukturisasi Organisasi QAC, penataan Job Description dan  ruang lingkup QAC, pembuatan daftar dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan penjaminan mutu yaitu  Kebijakan dan Sasaran Mutu UIB, Manual Mutu, Pedoman Implementasi Budaya Mutu, Buku Pedoman Audit Mutu Internal. Berdasarkan Policy Study tersebut ditetapkan bahwa sejumlah dokumen yang harus disusun antara lain:

Tabel 1. Daftar Dokumen QAC

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/36KodTLnX7LVdXh


            Pada tahun 2009, QAC telah menetapkan Kebijakan Mutu (Quality Policy) yaitu Dengan menerapkan standar kualitas internasional dalam keseluruhan proses dan kegiatan, Universitas Internasional Batam berkomitmen untuk menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif yang memiliki hardskills, softskills, jiwa kepemimpinan dan keahlian kewirausahaan yang berkualitas”. Selain itu QAC juga merumuskan Standar Mutu  yang dijabarkan  dari Kebijakan Mutu bersifat strategis, spesifik, dapat  diukur, realistik, dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Standar Mutu sebagai berikut:

  1. 70% program studi terakreditasi “A” oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi.
  2. 100% lulusan memiliki TOEIC Score minimal 700.
  3. 90% lulus tepat waktu (waktu kelulusan maksimal 4 tahun).
  4. 80% IPK lulusan minimal 3.00.
  5. 80% mahasiswa memiliki Indeks Kepuasaan Mahasiswa terhadap mutu pelayanan dan fasilitas minimal 4.00 dari skala 5.00.
  6. 80% dosen memiliki  Indeks Kinerja Dosen minimal 3.00 dari skala 4.00.
  7. 50% lulusan bekerja di perusahaan asing/multi national corporations atau berwirausaha.
         Standar mutu ini merupakan standar yang harus dicapai oleh setiap Program Studi (Prodi) dan Biro/unit layanan terkait yang dijabarkan dalam Program Kerjanya. Standar mutu akan direview setiap tahun, dan akan ditingkatkan apabila Prodi dan unit layanan telah mencapai standar yang telah ditetapkan. Quality Assurance Center (QAC) akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap mekanisme dan metode pencapaian standar tersebut. Apabila Prodi dan unit layanan belum mencapai standar yang ditetapkan, maka akan dilakukan pendampingan oleh Quality Assurance Center (QAC) terhadap Prodi dan unit layanan tersebut.

             Pada tahun 2009, QAC juga membuat sejumlah dokumen mutu, diantaranya SOP bidang akademik.  QAC dalam mendesain SOP merujuk pada ISO 9001:2008. SOP disusun berdasarkan atas Bisnis Proses Sistem Manajemen Mutu Universitas Internasional Batam sebagaimana yang tergambar di bawah ini:

Gambar 1. Bisnis Proses Sistem Manajemen Mutu UIB

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/laY32FgJxbt325G

           Jenis dokumen mutu yang digunakan dalam penyelenggaraan aktivitas di Universitas Internasional Batam berdasarkan Sistem Manjemen Mutu ISO 9001: 2008 adalah:
a.       Manual Mutu;
b.      Prosedur Mutu;
c.      
Instruksi Kerja;

d.      Formulir.
            
               Prosedur Pengendalian Dokumen Mutu secara khusus disusun untuk mengatur penerbitan seluruh dokumen mutu mulai dari Manual Mutu sampai dengan formulir, termasuk pendistribusian dokumen serta penarikan dokumen yang tidak berlaku. Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Mutu yang diterapkan di lingkungan UIB mulai berlaku pada tahun 2009.

Dari PDCA Ke PPEPP
 
               Seiring dengan berkembangknya internasionalisasi UIB dengan didirikannya Badan Koordinator Kerjasama Kantor Urusan Internasional (BKKUI) yang dikenal dengan nama International Relation Office (IRO) pada tahun 2013, QAC mengalami perubahan struktur organisasi dengan memasukkan BKKUI. Struktur Organisasi QAC sebagai berikut:

Gambar 2. Struktur Organisasi QAC
https://storage.uib.ac.id/index.php/s/4FpgY6kh7z7WGOE


Berdasarkan Bagan  di atas tugas dan fungsi terkait SPMI sebagai berikut:

A.Tingkat Universitas
  1. Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas Senat Universitas Komisi Pendidikan  dan organisasi penjaminan mutu di tingkat universitas (QAC).
  2. Tugas Senat Komisi Pendidikan antara lain:
  a.       menyusun  Kebijakan  Akademik  Universitas;
  b.      menyusun        kebijakan         penilaian          prestasi dan etik akademik, kecakapan, serta integritas kepribadian sivitas akademika;
  c.       merumuskan norma dan tolok ukur penyelenggaraan universitas;
  d.     
merumuskan    peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan;

  e.      
memberi masukan kepada Pimpinan Universitas dalam penyusunan rencana strategis serta rencana kerja;

  f.       melaksanakan pengawasan mutu akademik dalam penyelenggaraan universitas.
      3. Pimpinan Universitas adalah Rektor yang dibantu oleh para Wakil Rektor. Pimpinan Universitas bertanggung  jawab  atas  penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Rektor menetapkan peraturan, kaidah, dan tolok  ukur penyelenggaraan kegiatan akademik secara umum.
      4. QAC membantu pimpinan universitas dalam menyusun  kebijakan yang berhubungan dengan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).
      5.Lingkup kerja QAC universitas mencakup semua program studi, strata pendidikan (diploma, sarjana dan pascasarjana), serta pengelola program studi (jurusan/bagian). QAC bertugas untuk:
a.       merencanakan dan melaksanakan SPMI secara keseluruhan di UIB;
b.      membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan SPMI;
c.       memonitor pelaksanaan SPMI;
d.      melakukan  audit  dan  evaluasi  pelaksanaan  sistem  penjaminan  mutu akademik;
e.      
melaporkan   secara   berkala   SPMI.

    6. QAC melaksanakan fungsi pelayanan dalam bidang:
a.       training,      konsultasi,       pendampingan dan     kerjasama        di bidang SPMI;
b.     
pengembangan sistem informasi SPMI;

c.      
pengembangan dan pelaksanaan SPMI yang sesuai dengan keadaan sosial budaya kampus UIB;

d.     
pengembangan dan pelaksanaan audit internal.

     7.QAC menunjuk Koordinator Audit Internal yang ditetapkan dengan surat keputusan Rektor.

     8.QAC bertanggung jawab dalam menyiapkan dan menyusun dokumen SPMI yang selaras dengan keadaan sosial budaya kampus UIB

      9. Koordinator Audit Internal  bertanggung  jawab  atas  terlaksananya  audit  internal


B.Tingkat Fakultas
  1. Organisasi jaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas Dekan.
  2. Tugas Dekan adalah:
a.       Menyesuaikan   rencana   dan   kebijakan   akademik   sesuai   dengan kebijakan universitas;
b.      melakukan  penilaian  prestasi  dan  etika  akademik,  kecakapan,  serta integritas kepribadian dosen di lingkungan fakultas;
c.       memberikan   pendapat   dan   saran   untuk   kelancaran   pengelolaan fakultas.
       3. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa.
       4.Dekan bertanggung jawab atas selarasnya dokumen SPMI Prodi dengan dokumen SPMI di tingkat universitas.

       5.Dekan bersama dengan QAC bertugas  untuk  melaksanakan kegiatan penjaminan mutu di tingkat fakultas. Dalam melaksanakan tugasnya QAC dibantu oleh  pejabat  struktural Jurusan/ Bagian/Program Studi

       6.Dekan dibantu dengan QAC bertugas untuk:
a.       Sosialisasi SPMI ke  semua sivitas  akademika  di fakultas yang bersangkutan; b.      Pelatihan  dan  konsultasi  kepada  sivitas  akademika  fakultas  tentang pelaksanaan SPMI;
c.       Membahas dan menindaklanjuti laporan dari Program Studi;
d.     
Mengkoordinasi  penyusunan evaluasi diri jurusan/bagian/program studi;

e.       Mengirim hasil evaluasi diri program studi ke QAC.
f.       Dalam  melaksanakan  tugasnya Dekan melakukan konsultasi dan koordinasi dengan QAC  dan jurusan/bagian/program studi.
        7.Dekan menerima laporan audit internal (termasuk permintaan tindakan koreksi/PTK) dari auditor internal melalui QAC. Dekan melakukan koordinasi tindak  lanjut  atas  PTK,  membuat  keputusan  dalam  batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk melaksanakan keputusan tersebut

C.Tingkat Program Studi
  1. SPMI  tingkat  Program  Studi  dilakukan  dibawah  koordinasi Ketua/ Sekretaris Program Studi.
  2. Koordinator Bidang Ilmu (KBI) ditunjuk Program Studi dalam membantu melaksanakan SPMI di tingkat Jurusan/Bagian/Program Studi.
  3. Ketua  Program  Studi  bersama  KBI  pada  tingkat  tersebut  bertanggung jawab atas tersusunnya.
a.       Spesifikasi Program Studi (SP);
b.      Kompetensi Lulusan (KL);
c.      
Manual Prosedur (MP); dan

d.     
Instruksi Kerja (IK).

   yang  sesuai  dengan  dokumen SPMI di tingkat Fakultas dan Universitas.

4.Ketua  Program  Studi  bersama  KBI  bertanggung jawab atas terlaksananya:
a.       Proses akademik yang bermutu;
b.     
Evaluasi pelaksanaan akademik;

c.      
Tindakan perbaikan proses akademik;

d.     
Penyempurnaan dokumen SPMI Prodi secara berkelanjutan;

e.      
Menyusun laporan hasil evaluasi akademik;
Hasil evaluasi akademik dilaporkan kepada Dekan.

             Penjaminan mutu  di bidang non akademik yang melingkupi Biro Layanan akan dilakukan secara langsung Kepala dan Wakil Kepala (Waka) Biro dengan mengacu kepada kebijakan sistem penjaminan mutu non akademik. Pelaksanaan kebijakan sistem penjaminan mutu non akademik dimonev langsung oleh Sistem Pengawasan Internal (SPI) yang kemudian dilaporkan kepada pihak Rektorat (WR II).

             SPMI UIB menerapkan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) berdasarkan Renstra UIB 2011-2015 dengan ruang lingkup kegiatan akademik yang meliputi Tridharma Perguruan Tinggi. Dengan diberlakukannya Permendikbud No. 50 Tahun 2014 Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi disertai dengan diterbitkannya Renstra UIB 2016-2020, manajemen SPMI UIB menerapkan metode PPEPP  (Perencanaan,  Pelaksanaan,  Evaluasi,  Pengendalian,  Peningkatan) untuk menghasilkan  kaizen  atau  continuous  quality  improvement. Ruang lingkup SPMI UIB meliputi kegiatan akademik (Tridharma Perguruan Tinggi). Sedangkan bidang non akademik dimonitor dan dievaluasi oleh Sistem Pengawasan Internal. Gambar 3 memperlihatkan perubahan dari metode PDCA ke PPEPP dalam pelaksanaan SPMI di UIB.

Gambar 3. Perubahan Metode PDCA ke PPEPP

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/7thMe0g8hBdWiXe


Gambar 4 Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal UIB
https://storage.uib.ac.id/index.php/s/hJXtSHKwqBLjQv4


             Saat ini QAC dan SPI sedang melakukan harmonisasi dokumen dimana dokumen berbasis ISO diselaraskan dengan dokumen SPMI dengan merujuk pada SN Dikti dan standar yang ditetapkan oleh UIB khususnya untuk non akademik dan kerjasama internasional.

Penerapan SPMI Terhadap Hasil Akreditasi Program Studi


          QAC sebagai unit SPMI di tingkat universitas berkontribusi penting dalam proses persiapan akreditasi BAN-PT. Kontribusi QAC dalam proses akreditasi meliputi:

a.       Bimbingan Teknis penyusunan dan pengumpulan data untuk Borang Akreditasi Prodi. Bimtek ini diikuti oleh Dekan, Ka/Sekprodi dan task force dari tiap Prodi;
b.      Bimbingan Teknis penyusunan dan pengumpulan data untuk Evaluasi Diri (EDI). Bimtek ini diikuti oleh Dekan, Ka/Sekprodi dan task force dari tiap Prodi;
c.       Monitoring proses pembuatan dan penyelesaian dokumen akreditasi;
d.     
Simulasi dan evaluasi dokumen akreditasi Prodi;

e.      
Pengurusan pengiriman dokumen akreditasi Prodi ke BAN-PT.

f.        Pendampingan selama visitasi.


         Berkat kontribusi dari QAC, maka pada tahun 2013 tujuh Prodi UIB  telah melakukan re-akreditasi dengan hasil berikut:

Tabel 2. Hasil Reakreditasi Program Studi Sarjana dan Diploma

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/FYmCOCIlIXRJuIL

           Berdasarkan data yang diperoleh dari Kopertis Wilayah X dalam Angka Tahun 2015, menunjukkan bahwa untuk Provinsi Kepulauan Riau hanya ada 2 (dua) Prodi yang mendapatkan akreditasi A dan kedua Prodi tersebut yang diselenggarakan oleh UIB.  Prodi Magister Manajemen dan Prodi Magister Ilmu Hukum mendapatkan akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional Pendidikan Tinggi (BAN-PT) untuk pertama kalinya pada tahun 2014. Hasil akreditasi program magister yang diselenggarakan oleh UIB disajikan pada Tabel 3 berikut.

Tabel 3. Hasil Reakreditasi Program Studi Magister

https://storage.uib.ac.id/index.php/s/1XDBWnURpe3yTSs


Penutup

             Komitmen UIB untuk meningkatkan mutu akademik dan non akademik secara konsisten dan berkelanjutan (continuous quality improvement) diwujudkan melalui pembentukan Pusat Penjaminan Mutu (Quality Assurance Center/QAC). QAC menerapkan manajemen SPMI dengan mengembangkan nilai-nilai kepedulian, integritas, partisipasi aktif, inovasi dan apresiasi yang humanis demi meningkatkan standar mutu akademik dan non akademik UIB secara konsisten dan berkelanjutan.

               Proses penjaminan mutu merupakan kegiatan atas inisiatif UIB sendiri (internally driven) yang disesuaikan dengan visi dan misi, sumber daya, sistem manajemen dan kepemimpinan serta struktur organisasi UIB. SPMI secara terus-menerus dilaksanakan/diselenggarakan pada tingkat institusi, fakultas, program studi, dan unit/biro di UIB demi membangun budaya mutu secara komprehensif di segala aspek/bidang (akademik dan non akademik).


  Download Dokumen PDF

Didukung Oleh