Search

MEMBANGUN BUDAYA MUTU MENUJU AKADEMI KEPERAWATAN BINA INSAN YANG BERMUTU DAN BERDAYA SAING MELALUI IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Tema : Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Author : Silvana Evi Linda
Email : silvana_evilinda@yahoo.com
Jabatan : Direktur
Insitusi : Akademi Keperawatan Bina Insan
Alamat : Kav.DKI blook E XI/4 Pondok Kelapa - Jakarta Timur 082110777105

MEMBANGUN BUDAYA MUTU MENUJU AKADEMI KEPERAWATAN BINA INSAN
YANG BERMUTU DAN BERDAYA SAING MELALUI  IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
Disusun oleh: Silvana Evi Linda PENDAHULUAN Pada Akper Bina Insan kegiatan penjaminan mutu ditangani oleh unit tersendiri yaitu Unit Penjaminan Mutu Internal (UPMI) berada langsung dibawah Direktur. Dengan struktur seperti ini, sehingga memungkinkan tidak terpengaruh dan tidak merasa pakewuh dalam menilai dan mengarahkan unit lainnya dalam rangka implementasi SPMI secara konsisten. Pelaksanaan SPMI bersifat menyeluruh dan konsisten terlihat dari Pertama, membangun komitmen semua unsur Akademi Keperawatan Bina Insan termasuk unsur Yayasan sebagai badan penyelenggara, rektorat sebagai organ pokok Perguruan Tinggi, senat dan unit pelaksana teknis lainnya untuk terlibat langsung dalam implementasi SPMI. Kedua, memastikan adanya perubahan paradigm otonomi pelaksanaan SPMI yang berorientasi independensi unit penjaminan mutu. Ketiga, memastikan terciptanya  perubahan sikap para pengelola Akademi Keperawatan Bina Insan yang semula bekerja tanpa standar menjadi sikap patuh (comply) pada standar.   Strategi Membangun Budaya Mutu Disadari proses implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Akademi Keperawatan Bina Insan akan berkelanjutan bila sejak awal telah dibangun komitmen untuk melaksanakan setiap tahapan penjaminan mutu internal berbasis Manajemen Mutu model PPEPP, yaitu Penetapan Standar, Pelaksana Standar, Evaluasi Pelaksana Standar, Pengendalian Pelaksanaan Standar dan Peningkatan Standar yang memungkinkan terjadinya kaizen atau peningkatan/perbaikan/pengembangan secara berkelanjutan (continuous quality improvement) mutu pendidikan tinggi di Akper Bina Insan.  Diakui proses pembudayaan kebiasaan PPEPP ini tidaklah mudah namun yayasan dan rektorat telah mencoba menumbuhkembangkan budaya mutu di setiap elemen di lingkungan Akademi Keperawatan Bina Insan melalui: Pertama, Adanya komitmen tinggi dan kuat  menjadikan budaya mutu sebagai budaya organisasi mulai dari level teratas sampai level terbawah. Proses ini terlihat dari kesediaan yayasan untuk mengoptimalkan kehadiran unit penjaminan mutu  yang bersifat otonomi. Selain itu, yayasan telah memberikan komitmen untuk menyediakan dana pengembangan unit penjaminan mutu yang dialokasikan untuk pembenahan organisasi SPMI, penyusunan dokumen SPMI, pelaksanaan SPMI, dan proses audit mutu internal. Kedua, sejak awal yayasan telah menggariskan bahwa manajemen AKPER Bina Insan harus membangun SPMI dengan mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku. Atas arahan inilah manajemen menetapkan kehadiran unit penjaminan mutu internal harus menerapkan  dan mengembangkan sistem manajemen mutu didasarkan berbasis Standar Pendidikan Tinggi mencakup standar nasional pendidikan tinggi meliputi standar nasional pendidikan, standar nasional penelitian, dan standar nasional pengabdian kepada masyarakat dan menambahkan dengan standar yang ditetapkan perguruan tinggi sendiri. Semua standar yang ditetapkan ini pada awalnya sasaran yang akan dicapai didisain berorientasi indicator LAM PT Kes dengan harapan seiring dengan penerapan SPMI akan tercipta budaya mutu yang pada akhirnya akan mampu menciptakan pelaksanaaan mutu yang berorientasi standar nasional. Ketiga, Sejak awal AKPER Bina Insan telah menyadari konsistensi pelaksanaan SPMI hanya akan berjalan baik dan optimal apabila diimbangi dengan upaya  peningkatan kompetensi sumber daya manusia dalam rangka menerapkan SPMI secara berkelanjutan. Untuk itu, manajemen AKPER Bina Insan dengan persetujuan Yayasan telah menetapkan adanya proses berkelanjutan pemahaman SPMI melalui mengikutsertakan SDM terkait mengikuti sosialisasi SPMI yang dilakukan oleh Kopertis 3, mengundang narasumber kompeten untuk memberikan pelatihan bukan hanya pemahaman SPMI melainkan pelatihan teknis penyusunan dokumen SPMI, mempersiapkan pelaksanaan SPMI dan evaluasi pelaksanaan SPMI melalui workshop implementasi SPMI dan Audit SPMI dengan mengundang narasumber eksternal Kopertis 3 DKI Jakarta, serta meminta nara sumber SPMI Kopertis 3 untuk mendampingi AKPER Bina Insan melakukan penyusunan RKS/RKT dan pelaksanaan audit SPMI  internal. Keempat, Manajemen AKPER Bina Insan menetapkan sasaran yang bersifat sasaran kualitatif dan sasaran kuantitatif yang harus dicapai untuk setiap standar SPMI yang diimplementasikan. Pemilihan sasaran didasarkan atas target yang telah ditetapkan oleh Yayasan yaitu untuk 1-3 tahun kedepan, sasaran yang mau dicapai adalah memenuhi indicator capaian B  berbasis indicator LAM PT Kes, kemudian sasaran jangka menengah 3-5 tahun adalah mencapai indicator capaian A berbasis indicator LAM PT Kes dan jangka panjang 5-10 tahun ke depan standar yang akan dijalankan sudah harus mencapai standar internasional. Implikasi dari ketetapan ini adalah manajemen SPMI bekerja keras untuk memastikan semua pihak untuk bekerja mencapai tujuan dengan berpatokan pada standar dan secara berkelanjutan berupaya untuk meningkatkan mutu.   Tahapan Menuju Budaya Mutu Aspek penting dari Proses pelaksanaan penjaminan mutu internal dilakukan adalah adanya  tahapan kegiatan/program yang jelas dan pasti seperti paradigma penjaminan mutu yaitu tuliskan apa yang akan dikerjakan dan kerjakan apa yang sudah ditulis. Untuk itulah, sejak awal pembentukan unit penjaminan mutu, telah disepakati dengan Yayasan  menuju budaya mutu yang akan membawa kemajuan dan kemutuan AKPER Bina Insan  harus mengikuti  tahapan berikut ini: Pertama, Menetapkan kebijakan mutu. Dimulai dari UPMI mengajukan draft kebijakan mutu kepada Rektorat. Kemudian draft tersebut dibahas oleh Rektorat bersama dengan ka UPMI, senat akademik dan Yayasan yang dipimpin oleh Direktur. Hasil bahasan tersebut menjadi kebijakan SPMI yang disahkan dengan keputusan Direksi. Kedua, Menetapkan standar. Penetapan standar ini dilakukan dengan cara melibatkan semua tenaga pendidik dan kependidikan dengan membentuk tim penyusunan standar. Draft standar dibahas ditingkat rektorat dan disahkan oleh Direktur, saat ini terdapat 35 standar mencakup penjaminan mutu akademik dan non akademik yang terdiri dari 8 (delapan) standar nasional pendidikan, 8 (delapan) standar nasional penelitian, dan 8 (delapan) standar nasional pengabdian kepada masyarakat ditambah dengan 1(satu) standar tata kelola, 1 (satu) standar identitas, 1 (satu) standar suasana akademik, 1 (satu) standar kemahasiswaan, 1 (satu) standar alumni, 1 (satu) standar humas, 1 (satu) standar kerjasama dan 4 (empat) standar informasi. Ketiga, Membuat Rencana  Kerja Semesteran (RKS)  dan atau Rencana Kerja Tahunan (RKT)  berbasis standar. RKS/RKT merupakan rencana tertulis tentang kegiatan yang harus dilakukan serta dokumen-dokumen yang harus dibuat atau direvisi disesuaikan dengan standar yang sudah disahkan serta target waktu penyelesaiannya. RKS/RKT  dibuat oleh unit pelaksana standard dan penanggungjawab standar dibawah koordinasi pengendali standar dan hasil kerja dibahas pada tingkat rektorat. Keempat, Melaksanakan audit SPMI internal yang diawali dengan adanya pelatihan  diselenggarakan dalam bentuk in house training dengan mengundang nara sumber Kopertis 3 yang expert  di bidang audit SPMI Internal. Peserta pelatihan yang boleh menjadi auditor hanyalah peserta pelatihan yang dinyatakan lulus dan diberikan sertifikat yang dikeluarkan oleh institusi.   Hambatan Dalam Penerapan SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal di Akademi Keperawatan Bina Insan dalam penerapannya banyak sekali kendala/hambatan yang dijumpai, antara lain :   1.      Pada awal  penyusunan kebijakan dan kelengkapan dokumen lainnya disusun belum berdasarkan hasil analisis SWOT, hanya berdasarkan persyaratan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku saja. Sehingga didalam pelaksanaannya mengalami beberapa hambatan dan dirasakan hanya membebani saja  bukan sebagai suatu keharusan yang ingin dicapai. 2.      Belum dipahaminya komitmen mutu oleh setiap unit dan  kebanyakan  individu masih sulit  melakukan perubahan paradigma, dimana mutu adalah kunci untuk bisa terus bersaing.. 3.      Belum siapnya semua unit, setiap individu untuk melakukan perubahan sikap, yaitu melakukan perencanaan sebelum melakukan pekerjaan / kegiatan. 4.      Belum siapnya semua unit, setiap individu untuk rela melakukan perbaikan atas kegagalan mencapai standar, atau meningkatkan target kalau telah mencapai standar. 5.      Masih adanya resistensi dari SDM, misalnya sikap mengabaikan, menganggap remeh atau menganggap sistim dan proses penjaminan mutu sesuatu yang tidak perlu. 6.      Masih adanya sikap individu yang merasa bahwa sistem hanya akan merepotkan dan mengikat didalam melakukan kegiatan. 7.      Adanya pejabat struktural yang tidak konsisten untuk melaksanakan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu. Hal ini bermakna tidak adanya ketauladanan, sebagai perwujudan komitmen yang dibangun dan diharapkan muncul dari manajemen. 8.      Sistem penjaminan mutu hanya dilaksanakan bila akan dilakukan audit atau akreditasi, bukan pola yang mengarah ke budaya institusi.   Upaya Yang Dilakukan Dalam  Mengatasi Hambatan Penerapan SPMI Adapun hal yang dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut diatas adalah sebagai berikut: 1.      Melakukan sosialisasi tentang komitmen mutu secara terus menerus kepada unit-unit/individu. 2.      Meminta kepada unit/bagian untuk menetapkn sasaran mutu unit. 3.      Meminta kepada unit/bagian untuk menyusun depplan/program kerja yang mengacu kepada pernyataan standar masing-masing standar. 4.      Melakukan audit mutu internal secara berkala dan memberikan solusi terhadap masalah yang dijumpai pada saat audit dan juga melibatkan semua pejabat struktural untuk menjadi auditor. 5.      Memberikan reward kepada unit/bagian yang berhasil melakukan pengembangan terhadap standar yang telah tercapai. 6.      Memberikan keteladanan, contoh peran dari para pejabat struktural. 7.      Menjamin terlaksananya proses kedisiplinan dan tertib adminitrasi bagi civitas akademika dan karyawan dan mahasiswa. 8.      Menggunakan pendekatan personal dan persuasive terhadap orang-orang yang resisten. Buat mereka merasakan kenyamanan terlebih dahulu 9.      Memperkuat dukungan dan jalin komunikasi baik dengan pemangku kepentingan dan Yayasan. 10.  Mengkondisikan iklim keterbukaan diantara manajemen, civitas, dan karyawan terhadap dinamika perubahan sebagai dampak implementasi penjaminan mutu.   PENUTUP Proses penjaminan mutu di Akademi Keperawatan Bina Insan merupakan kegiatan mandiri, sehingga proses dirancang, dijalankan dan dikendalikan sendiri oleh akper. Keperawatan Bina Insan harus menjalankan proses penjaminan mutu agar eksistensinya tetap terjamin. Pengembangan system penjaminan mutu dilakukan dengan melibatkan yayasan, civitas akademika, tenaga kependidikan dan senat akademik. Proses penjaminan mutu seharusnya bukan hanya menjadi tanggung jawab pimpinan melainkan menjadi tanggung jawab semua orang dalam organisasi. Semua komponen seharusnya melakukan tindakan yang benar sesuai standar yang ditentukan. Keberhasilan melaksanakan proses penjaminan mutu internal dipengaruhi juga oleh iklim organisasi, yakni komunikasi dan tim kerja yang harmonis dan kompak.     *Akademi Keperawatan Bina Insan, Direktur, 082110777105, silvana_evilinda@yahoo.com



  Download Dokumen PDF

Didukung Oleh