Search

MENGAWAL MUTU UNIVERSITAS, IKHTIAR MEWUJUDKAN WORLD CLASS ISLAMIC UNIVERSITY (Pengalaman UIN Maulana Malik Ibrahim Malang)

Tema : Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Author : A. Muhtadi Ridwan
Email : read_one_feuinmlg@yahoo.co.id
Jabatan : Kepala Lembaga Penjaminan Mutu
Insitusi : Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang
Alamat : Jl. Gajayana No. 50 Malang

Pendahuluan Pemerintah terus menerus mendorong perguruan tingginya agar senantiasa meningkatkan kualitas. Ini dibuktikan dengan adanya regulasi, diantaranya adalah regulasi utamanya yaitu Undang-Undang (UU) Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Jabaran mutakhir dari UU ini adalah Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SNPT). Harapan dari regulasi ini adalah peningkatan mutu internal yang berkelanjutan dari seluruh perguruan tinggi di Indonesia. UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sebagai salah satu Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN) di bawah Kementerian Agama memiliki komitmen yang kuat dalam mengembangkan kualitas institusinya. Cita untuk menjadi pusat keunggulan dan peradaban islam (the center of excellence and islamic civilization) telah dituangkan dalam Rencana Strategis Pengembangan kampus ini. Komitmen ini diwujudkan secara nyata dengan berbagai langkah strategis yang dilakukan Universitas. Tulisan ini akan memberikan deskripsi singkat terkait dengan best practice yang telah dilakukan Universitas untuk mengembangkan dan mengawal penjaminan mutu terutama dalam mewujudkan cita sebagai perguruan tinggi Islam berkelas internasional (world class islamic university).   Kelembagaan Penjaminan Mutu Komitmen UIN Malang terhadap mutu sudah dimulai sejak awal mula berdirinya pada tahun 2005 dengan dituangkannya perencanaan jangka panjang sampai dengan tahun 2030 (UIN Malang, 2005). Bertumpu pada empat kekuatan; kedalaman spritual, keluasan ilmu, keagungan akhlak, dan kematangan profesional guna mencapai pribadi Ulul Albab adalah output yang diidamkan. Perencanaan strategis ini diarahkan kepada tiga tahapan yang mendasar yaitu: jangka pendek (2005-2010) untuk mencapai kemantapan kelembagaan (institutional establishment) dan penguatan akademik (academic reinforcement); jangka menengah (2011-2020) untuk mencapai posisi universitas agar lebih dikenal dan diakui di tingkat regional (regional recognition and reputation); dan jangka panjang (2021-2030) untuk mencapai posisi puncak universitas, yakni agar lebih dikenal dan diakui di tingkat internasional (international recognition and reputation). Bersamaan dengan itu pula terbentuk unit khusus penjaminan mutu yang bernama Kantor Jaminan Mutu (KJM) berbasis sistem manajemen modern sekaligus nilai-nilai islami (Muhaimin, 2005). Nama KJM pernah berubah menjadi Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan (LPMP), terakhir adalah Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). Pembentukan lembaga ini merupakan pengejawantahan komitmen kampus ini dalam mengembangkan kualitas. Terlebih, pentingnya penjaminan mutu perguruan tinggi ini merupakan amanat negara. UIN Malang sebagai Universitas merupakan metamorfosa dari sebelumnya Sekolah Tinggi Ilmu Agama Islam Negeri (STAIN) Malang. Konsekuensinya, meningkatkan kinerja sebuah sekolah tinggi menjadi kinerja sebuah universitas tentu membutuhkan upaya-upaya yang luar biasa. Tantangan penjaminan mutu internal yang harus diselesaikan adalah terkait dengan: (1) baku mutu, (2) kurikulum, (3) penelitian dan pengabdian, (4) ketenagaan, (5) kemahasiswaan, (6) kelembagaan, (7) kerjasama, (8) sarana prasarana, dan (9) keuangan. Tantangan-tantangan menjadi pemicu gerakan mutu secara bersama-sama semenjak tahun 2005. Hasil implementasi gerakan mutu internal UIN Malang selama dua tahun dijaminkan dalam Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) pada tahun 2007. Hasilnya, UIN Malang mendapatkan peringkat “B”. Memang, konsentrasi kerja KJM sebagai lembaga yang baru berdiri pada saat itu difokuskan pada perancangan sistem penjaminan mutu yang diterapkan di UIN Malang dan monitoring-evaluasi, serta audit internal. Itu pun baru dilaksanakan pada bidang akademik yang masih terbatas yaitu pada kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Tidak puas dengan nilai AIPT “B”, sistem manajemen mutu (SMM) internal yang telah dibangun perlu diperkuat lagi sehingga mencapai hasil optimal. Setelah dilakukan kajian yang mendalam mengenai penjaminan mutu dan audit mutu akademik, serta kewajiban mengemban tugas yang lebih luas, maka disepakati untuk memperluas fokus pengembangan penjaminan mutu diperluas jangkauannya tidak terbatas pada PBM, namun ke seluruh layanan akademik, layanan penelitian, layanan pengabdian pada masyarakat dan layanan pendukung. Luasnya cakupan pengembangan, diperlukan sistem pendukung lain. Dari beberapa kemungkinan pilihan, ditentukanlah SMM dengan mengacu pada ISO 9001 dengan produk yang hendak dijaminkan adalah jasa layanan pendidikan (Sallis, 2005). Pada tahun 2008 dilakukanlah kajian awal, perancangan, serta penerapan SMM ISO 9001:2000. Implementasinya adalah kerjasama antara UIN Malang dengan PT. SGS Indonesia sebagai lembaga audit & sertifikasi ISO pada 26 November 2007 dan PT. Surveyor Indonesia sebagai konsultan pada 7 April 2008. Sosialisasi tentang penerapan SMM ISO 9001:2000 dilakukan dalam berbagai cara. Cara yang paling banyak dilakukan adalah melalui kegiatan pelatihan, workshop, dan seminar. Hampir seluruh tim manajemen yang ada di UIN Malang, dan pegawai administrasi telah mengikuti berbagai jenis pelatihan, workshop atau seminar yang berkaitan dengan sistem penjaminan mutu selama tahun 2008. Sosialisasi dilakukan pula dalam bentuk yang lebih variatif melalui spanduk, poster atau bentuk-bentuk lain yang mudah untuk diserap oleh seluruh civitas akademika UIN Malang secara lebih cepat, akurat dan murah.   Peningkatan Mutu Perlahan namun pasti, budaya mutu berangsur bergeser menjadi budaya mutu yang jauh lebih baik berkat komitmen seluruh civitas akademik dengan ditopang sistem penjaminan mutu internal yang menggabungkan standar-standar yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) serta prinsip SMM ISO 9001:2000. Akhirnya pada tanggal 31 Desember 2008 sertifikat SMM ISO 9001:2000 seri Certificate ID08/1219 dari SGS United Kingdom Ltd Sistem & Service Certification berhasil didapatkan. Sertifikat ini berlaku mulai tanggal 31 Desember 2008 s.d. 15 November 2010.    Setelah dilakukan asesmen lapangan oleh SGS Indonesia per semester selama rentang waktu 2008-2012 UIN Maliki Malang dinilai konsisten dan memiliki komitmen yang sangat tinggi serta mengalami perkembangan yang signifikan dalam implementasi manajemen mutu. Selanjutnya dilakukan renewal/ upgrading sertifikat ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001:2008 seri Certicate ID08/01219 yang berlaku mulai 26 April 2012 s.d. 31 Desember 2014.   Sebagaimana disebutkan oleh Moturi dan Mbithi (2015), penerapan SMM ISO di perguruan tinggi berdampak positif terhadap proses bisnis universitas, lingkungan kerja, manajemen dokumentasi dan rekaman, kepuasan pelanggan, serta fasilitas dan infrastruktur. Manfaat penerapan SMM ISO juga dirasakan UIN Malang. Beberapa prestasi berkat komitmen berbagai pihak dalam implementasi SMM antara lain sebagai berikut : 1.      Reward sebagai Badan Layanan Umum (BLU) terbaik. Tidak hanya di kalangan PTAI, namun di seluruh perguruan tinggi di Indonesia, termasuk Perguruan Tinggi Negeri (PTN) yang berada di bawah naungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) RI. berdasarkan SK Kemenkeu Nomor KEP219/PB.5/2013 tentang hasil penilaian Kinerja Satuan Kerja Badan Layanan Umum Bidang Layanan Pendidikan Tahun 2012 dengan nilai tertinggi yaitu 84,81. 2.      Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT) UIN Maliki Malang dengan nilai 364 peringkat “A” (sangat baik) berdasarkan Keputusan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Nomor : 032/SK/BAN-PT/Akred/PT/I/2014 tanggal 16 Januari 2014 tentang Nilai dan Peringkat Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi. 3.      Associate Member pada Association of Quality Assurance Agencies of The Islamic World (AQAAIW) sejak 2015.   Pengembangan Penjaminan Mutu Berangkat dari beberapa pertanyaan yang muncul ketika Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang menerima beberapa tamu dari perguruan tinggi sejawat yang mengadakan studi wawasan tentang proses Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT),  maka kami mencoba bercerita tentang proses tersebut. Tamu Perguruan Tinggi sejawat yang datang ke UIN Maliki Malang selama dua hari (19-20 Maret 2014) dari IAIN Walisongo Semarang, IAIN Tulunggagung, STAIN Surakarta, STAIN Pekalongan, dan STAIN Palangkaraya merasa sangat perlu mengetahui  proses dan strategi mempersiapkan AIPT. Dengan maksud yang sama pada bulan Pebruari dan awal Maret 2014 juga datang dari Institut Ilmu Keislaman Annuqayah (INSTIKA) Guluk-Guluk, Sumenep, STAIN Padangsidimpuan Sumatra Utara. Mereka studi wawasan dalam rangka sedang mempersiapkan AIPT di masing-masing perguruan tingginya. Hal ini tidak lain karena  mau tidak mau, suka tidak suka, sebelum 10 Agustus 2014 semua perguruan tinggi negeri dan swasta harus mengirim borangnya ke BAN PT sebagaimana ketentuan Kemendikbud. Ketentuan Kemendikbud tersebut merupakan implementasi dari amanat Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi/ Pada pasal 28 ayat 3 butir (a) disebutkan bahwa gelar akademik dan gelar vokasi dinyatakan tidak sah dan dicabut oleh Menteri apabila dikeluarkan oleh PerguruanTinggi dan/atau Program Studi yang  tidak terakreditasi. Sedangkan, pada pasal yang sama ayat 4 butir (a) disebutkan bahwa gelar profesi dinyatakan tidak sah dan dicabut oleh Menteri apabila dikeluarkan oleh Perguruan Tinggi dan/atau Program Studi yang tidak terakreditasi. Ada hal penting untuk dipahami, dan ini kami sampaikan kepada para tamu yang studi wawasan ke UIN Maulana Malik Ibrahim Malang bahwa Universitas sebenarnya tidak secara khusus mempersiapkan proses AIPT tersebut. Namun, secara sadar sengaja melakukan pembenahan pada banyak aspek dan hal itu dilakukan sejak lama.  Ketika  pada 1997 terjadi alih status dari Fakultas Tarbiyah menjadi STAIN Malang, dari berbagai diskusi dalam rangka pembenahan perguruan tinggi Islam ini diperoleh satu kesimpulan bahwa perlu dilakukan langkah-langkah strategis pengembangan agar kondisi perguruan tinggi ini tidak “berjalan di tempat”.  Dari situ, kemudian disepakati perlunya segera dibuat rencana pengembangan yang serius. Maka, mulai 1998 lahirlah konsep pengembangan sekaligus dokumen penting, antara lain yaitu: ü  1998 --- Rencana Strategis STAIN Malang 10 Tahun Ke Depan. Dokumen ini merupakan embrio pengembangan Renstra berikutnya. Untuk melengkapi isi dari Renstra tersebut, muncul beberapa konsep, antara lain: Model Pengelolaan Pendidikan (Pesantren-Perguruan Tinggi dan Perguruan Tinggi-Pesantren), Model Pengembangan Keilmuan dengan pendekatan integratif (Islam-Sains dan Sains-Islam), Pohon Ilmu sebagai model Pengembangan Ilmu yang integratif, Pengembangan/Penambahan kelembagaan akademik dan non akademik, dan Perubahan status dari STAIN ke Universitas. ü  2005 -- Pembentukan lembaga jaminan mutu dengan nama Kantor Jaminan Mutu. Sebagai konsekuensi dari pembentukan KJM tersebut ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan, antara lain:  Monitoring dan Evaluasi (Monev) secara periodik/per semester, Akreditasi semua Program Studi (sebagai program prioritas); 2006, Akreditasi Institusi yang pertama; 2007, Pengembangan SMM ISO 1900-2000; 2008, Konversi dari SMM ISO 1900-2000 ke ISO 1900-2008; 2011, Lahirnya beberapa dokumen yang dipakai sebagai pedoman pelayanan akademik dan non akademik, dan Audit internal dan survailance SMM oleh SGS secara periodik (per semester). ü  2010 --- Pengembangan pengelolaan keuangan dengan sistem Badan Layanan Umum (BLU). Sistem BLU yang dikembangkan menelurkan beberapa dokumen, antara lain Panduan Operasional Pengelolaan Keuangan, Pengadaan dosen non PNS, Sertifikasi dosen non PNS. ü  2012--  Pengembangan Organisasi dan Tata Kerja (Ortaker) Universitas. Pengembangan Ortaker tersebut, kemudian lahir beberapa dokumen, antara lain: Pedoman Pengembangan Karier SDM (Tenaga Pendidik dan Kependidikan), Dokumen Uraian Tugas dan Beban Kerja, Instrumen Standar Kompetensi Manajerial, Instrumen Analisis Jabatan dan Beban Kerja. Hasil kerja UIN Maliki Malang yang sudah dimulai dari 1998 sampai dengan waktu penyusunan berkas AIPT sebagaimana diuraikan di atas merupakan modal sekaligus bahan yang sangat penting dalam mempersiapkan AIPT UIN Maliki Malang. Artinya, tanpa persiapan secara khusus UIN Maliki Malang tidak mendapatkan kendala besar karena modal dan bahannya telah tersedia dengan memadai dan lengkap. Dari 7 (tujuh) standar yang diinginkan oleh BAN-PT, baik yang berupa isian borang dan dokumen evaluasi diri terisi secara lengkap berdasarkan beberapa dokumen yang dimiliki oleh UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, karena memang isian borang dan dokumen evaluasi diri AIPT harus berbasis data.   Penutup Proses penjaminan mutu sebuah perguruan tinggi tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba, tetapi harus dilakukan secara terencana. UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyadari bahwa penjaminan mutu merupakan bagian penting dari proses untuk meraih cita sebagai World Class University (WCU) sebagaimana termaktub dalam Rencana Strategis Pengembangan STAIN Malang 10 Tahun Ke depan (1997/1998)  dan kemudian dilanjutkan dengan Rencana Strategis Pengembangan Universitas 25 Tahun Ke Depan.  Apa yang dicapai Universitas saat ini merupakan hasil dari proses panjang, komitmen, dan kerja keras sivitas akademika UIN Malang dalam rangka mewujudkan cita-cita besarnya yaitu menjadi The Center of Excellence and Islamic Civilization. Paparan ini tidak lain hanya bagian kecil dari episode dalam proses pengembangan perguruan tinggi ini.  Perlu kerja lebih keras lagi di masa yang akan datang seiring dengan tantangan perubahan sosial yang tidak ringan agar perguruan tinggi kita ini bisa berkiprah dengan lebih baik. Tidak banyak yang dapat diuraikan, tetapi semoga kita semua bisa mengambil pelajaran (lesson learn) dari sedikit yang telah kita lakukan. Semoga.[]   DAFTAR RUJUKAN Moturi, C., & Mbithi, P. M. F. (2015). ISO 9001: 2008 implementation and impact on the University of Nairobi: a case study. The TQM Journal, 27(6), 752-760. doi: doi:10.1108/TQM-04-2015-0053 Muhaimin. (2005). Manajemen Penjaminan Mutu di UIN Malang. Malang: Kantor Jaminan Mutu UIN Malang. Sallis, E. (2005). Total Quality Management in Education (Edisi ke-3). London: Kogan Page Ltd. UIN Malang. (2005). Rencana Strategis UIN Malang 2005 – 2030. Malang: UIN Malang.

  Download Dokumen PDF

Didukung Oleh