Search

Dilema Penjaminan Mutu

Tema : Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Author : Afred Suci
Email : afredsuci@unilak.ac.id
Jabatan : Sekretaris UPM Fakultas Ekonomi
Insitusi : Universitas Lancang Kuning
Alamat : Perum Tiara Residence, Jalan Kapau Sari No. A2 - Pekanbaru

Kepanikan. Ini fenomena di banyak perguruan tinggi menjelang audit mutu, baik internal maupun eksternal. Siapa “tersangka” paling empuk untuk dituding sebagai biang masalah? “Korban” itu bernama Unit/Badan/Lembaga Penjaminan Mutu. Tuduhan ini bisa dijustifikasi karena tugas, wewenang dan job description lembaga ini yang berkutat dengan mutu seluruh aktivitas unit-unit di perguruan tinggi. Sebagaimana yang diatur di PP. No. 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi, diwajibkan untuk menyelenggarakan unit atau badan pengawas dan penjamin mutu. Maka hampir semua kegiatan di lingkungan perguruan tinggi harus memiliki standar dan prosedur mutu yang jelas. Anekdotnya, hanya bernafas saja yang barangkali tidak memiliki SOP dalam aktivitas pendidikan tinggi. Pertanyaan kritisnya adalah, “Apakah keprihatinan mutu penyelenggaraan unit-unit perguruan tinggi adalah murni dosa yang harus ditanggung oleh Unit/Badan/Lembaga Penjaminan Mutu?” Agar dapat menjawabnya secara objektif, maka parameter manajemen perlu dilakukan. Tiga alat analisis yang dapat digunakan adalah, input à process à output. Mutu perguruan tinggi dan unit-unit didalamnya, jelas merupakan keluaran (output) dari pengelolaan seluruh masukan (input) dalam suatu rangkaian proses mutu. Output mutu berdampak pula pada preferensi masyarakat untuk memilih perguruan tinggi. Logika sederhananya, “Siapa yang mau kuliah di perguruan tinggi yang akreditasinya C atau bahkan tak berakreditasi sama sekali?’ Preposisi umum yang berlaku, semakin baik akreditasi, semakin tinggi minat masyarakat. Maka output yang dimaksud disini adalah seluruh konsekuensi yang terjadi akibat proses pengelolaan kombinasi input didalamnya. Input Tata Kelola Mutu Perguruan Tinggi Jika mendiskusikan input dalam konteks modal finansial, kita seketika menghadapi masalah klise berupa keterbatasan dana. Pendanaan proses mutu jelas dibutuhkan, namun bukan satu-satunya prediktor yang menentukan. Dari banyak temuan audit, carut marut mutu justru lebih sering terjadi pada proses dokumentasi dan konsistensi. Formulir (borang) isian audit sering dipertanyakan auditor karena tidak didukung bukti-bukti fisik pelaksanaan. Maka dalam hal ini, unsur manusia adalah prediktor utama mutu. Sumberdaya manusia juga sama klisenya dengan masalah pendanaan, tetapi faktanya memang masih menjadi momok bagi pengelolaan mutu. Tidak sekedar bisa kerja, tetapi tahu apa yang dikerjakan, dengan cara seperti apa seharusnya dikerjakan, serta bagaimana mengukur standar kesuksesan hasil kerja. Tetapi hal ini sulit diimplementasikan, baik di tingkat pelaksana mutu maupun pengawas mutu itu sendiri. Sudah menjadi rahasia umum bahwa politik  organisasi di perguruan tinggi tidak berbeda dengan politik praktis diluar kampus. Paradigma pragmatis, personal dan politis berada di urutan wahid ketika melakukan penempatan struktural. Prinsip job-fit competence – meskipun tidak sepenuhnya diabaikan – alih-alih menjadi pertimbangan utama, justru kerap menjadi sekedar supporting factor. Kompetensi tidak sekedar hard dan soft skill tetapi juga membutuhkan kemampuan fisik/stamina dan ketersediaan waktu yang memadai, serta tentu saja tidak mengorbankan kewajiban tridarma seorang dosen. Faktanya, banyak auditor dalam temuannya menyampaikan dengan malu-malu atau sungkan untuk menyematkan kata “tidak berkualitas” pada seorang pejabat dan mempercantik bahasanya dengan menyebutkan, “sudah lumayan, tapi masih butuh banyak perbaikan...”. Tetapi tentu kita harus fair dalam menilai. Pejabat-pejabat struktural adalah para dosen yang diberdayakan. Dosen, sesuai amanat UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi, adalah pendidik sekaligus peneliti serta pengabdi masyarakat dalam waktu yang bersamaan. Beban tridharma ini saja sudah berat. Terlebih tugas-tugas administratif terkait kinerja dosen saat ini kebanyakan tidak lagi dilakukan oleh Tata Usaha, tetapi sudah dibebankan kepada dosen yang bersangkutan. Beban itu seketika bertambah saat tangan pimpinan menariknya duduk di kursi struktural. Maka, tumpukan berkas bahan ajar, absensi, tugas, ujian, proposal, kuitansi dan laporan penelitian dan pengabdian, berkelindan kusut masai dengan antrian berkas unit kerja dimana ia ditempatkan. Belum lagi jika yang bersangkutan sedang kuliah doktoral. Tak jelas lagi mana yang wajib mana yang sunnah. Skala prioritas pun bias. Fungsi pendidik, kreator dan inovator ilmu pengetahuan, sebagaimana yang diisyaratkan dalam UU No. 14 Tahun 2005 Tentang Guru dan Dosen, terminimalisir oleh kesibukan sebagai administrator. Dalam terminologi Babalola (2011) fenomena seperti ini mengindikasikan telah terjadi double commitment (atau bahkan multiple commitment) pada diri dosen. Secara manusiawi, bagaimana mengharapkan mutu kinerja struktural yang mumpuni dengan beban sebanyak itu. Pundak semakin berat ketika memasukkan unsur insentif yang jauh dari pantas untuk beban seberat itu dan tingkat pendidikan se”bergengsi” itu. Tapi bagaimana pun itu pilihan. Dosen cenderung mengabdi. Wajar jika banyak dosen memiliki ladang lain diluar kampus untuk menutup lubang pengeluaran yang tak bisa ditambal oleh kompensasi di kampus. Sepanjang masih bisa menularkan pengetahuan kepada masyarakat, maka meski lelah membagi waktu dan tenaga, tetapi dirasakan sebagai harga yang pantas untuk dilakukan. Lubang kualitas jajaran pelaksana mutu, tentu tak dapat dibiarkan layaknya business as usual, dalam arti membiarkan kekeliruan dalam keabadiannya. Dalam kondisi pemakluman seperti ini, maka peran pengawas dan penjamin mutu menjadi sangat krusial. Tugas ini dinamakan sebagai Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebagai upaya untuk memenuhi kebutuhan internal stakeholders yang terdiri dari mahasiswa, pendidik dan tenaga kependidikan (Dirjen Dikti, 2010). Sebagai penyelenggara SPMI adalah Badan/Unit/Lembaga Penjaminan Mutu. Penjaminan mutu adalah tutor, fasilitator, konsultan internal, quality control dan wasit bagi operasional seluruh unit-unit yang ada. Artinya, Penjaminan Mutu – tidak seperti unit-unit lain – tidak hanya memikirkan kinerja dirinya sendiri, tetapi juga kinerja mutu unit-unit lain karena adanya hubungan resiprokal yang sangat kuat. Cakupan kerjanya menjangkau ke seluruh unit di perguruan tinggi. Fungsi Penjaminan Mutu, dalam paradigma yang logis, menuntut kemampuan super diatas rata-rata pelaksana operasional lainnya dalam konteks mutu. Sebagai tutor dan konsultan internal mutu, menempatkan Penjaminan Mutu sebagai guru bagi pejabat struktural. Kondisi ini menuntut adanya kemampuan kognitif dan skill mumpuni di bidang mutu diatas rata-rata. Sebagai fasilitator dan quality control, mereka hadir di setiap kegiatan perguruan tinggi agar memastikan setiap program yang dijalankan pejabat struktural telah memenuhi kaidah mutu. Utamanya memastikan seluruh kegiatan terdokumentasi sesuai dengan standar mutu. Kondisi ini tentunya menuntut kemampuan fisik, pikiran dan waktu yang besar. Sebagai wasit mutu, mereka dituntut berani dan tegas meniup peluit peringatan dan membubuhkan rapor merah pada setiap pelaku pelanggaran mutu – siapa dan apapun jabatannya. Kondisi ini menuntut adanya independensi dan wewenang yang superlatif diatas seluruh struktur organisasi yang ada di unit-unit perguruan tinggi. Posisi Penjaminan Mutu cantik secara konseptual, namun faktualnya tak secantik yang dibayangkan. Setali tiga uang dengan pelaksana operasional, Penjaminan Mutu juga merupakan dosen yang diberdayakan. Atmosfir yang dihadapi pun persis sama karena mereka diangkat dari arena yang sama. Keterbatasan kompetensi mutu, waktu, tenaga, pikiran, independensi, wewenang dan insentif, menjadi dilema, baik bagi pimpinan maupun dosen yang ditunjuk sebagai penyelenggara penjaminan mutu. Pengawas mutu tak lebih paham dari yang diawasi. Konsultan mutu internal tak lebih berisi dari yang meminta tunjuk ajar mutu. Wasit mutu tak lebih fleksibel dalam hal waktu untuk bisa melakukan patroli mutu secara teratur, tersebab kesibukannya melakukan tridharma plus keharusan mencari tambahan penghasilan diluar kampus untuk menutup lubang pengeluaran yang kerap menganga. Tak jarang sang polisi mutu tak lebih berwenang daripada yang diawasi karena faktor non teknis seperti potensi konflik senioritas dan kedekatan politis di organisasi. Ibarat busur tanpa anak panah. Proses Mutu di Perguruan Tinggi Kendala pada input membawa ekses pada proses pengelolaan mutu. Ketidakpahaman penyelenggara pada kaidah mutu membuat proses kerja jauh dari kata bermutu. Secara skeptis bisa dikatakan, penyelenggara maupun pengawas mutu hanya menjalankan sesuai apa yang diketahuinya saja. Apakah sudah sejalan dengan prosedur mutu? Kebanyakan jawabannya muncul laksana pemadam kebakaran ketika ada pemberitahuan akan dilakukan audit internal maupun eksternal (akreditasi). Artinya, penyesuaian prosedur mutu baru berjalan di akhir – dengan catatan itu pun kalau memang akan ada audit. Jika tidak ada, maka banyak unit-unit di perguruan tinggi cenderung melakukan pembiaran. Fenomena tersebut tentunya berseberangan dengan teori pengawasan dimana Gannon dalam Atmodiwiryo (2011) menyatakan, pengawasan sudah bermula dari perencanaan (input), pelaksanaan (process) hingga output yang seterusnya melakukan tindakan korektif jika ditemukan penyimpangan. Banyak perguruan tinggi, semata-mata melaksanakan pengawasan pada output, sehingga wajar jika kemudian terjadi kepanikan ketika masa audit tiba, karena banyaknya penyimpangan mutu yang terakumulasi sejak perencanaan, pelaksanaan hingga hasil akhirnya. Semestinya, esensi pengawasan adalah semaksimal mungkin melakukan prevensi sejak dari perencanaan, sehingga jumlah penyimpangan mutu menjadi minimal di output. Proses mutu jelas perlu konsistensi dan perubahan budaya status quo menjadi budaya mutu yang dijalankan oleh seluruh anggota perguruan tinggi, dibarengi dengan sikap mental untuk bergerak bersama-sama. Pelaksanaan mutu tidak bisa hanya dilakukan pejabat struktural dan pengawas mutu saja, tetapi mulai dari dosen dan pegawai harus memiliki visi mutu yang sama. Maka faktor leadership sangat berperan vital dalam proses mutu. Pengawas mutu tidak bisa melakukannya tanpa dukungan pimpinan. Secara hirearkis organisasi, Penjaminan Mutu banyak ditempatkan pada garis staf. Artinya, pengawas mutu tidak memiliki garis lini vertikal yang bisa langsung memberikan sanksi kepada pelanggar mutu. Yang bisa dilakukannya adalah menilai dan merekomendasi tindakan (reward and punishment) kepada pejabat di garis lini fungsional terkait. Konsekuensinya, dalam proses penjaminan mutu, pimpinan struktural wajib memperhatikan rekomendasi yang disampaikan dengan bukti-bukti objektif dari pengawas mutu dan berani serta tegas mengambil tindakan yang diperlukan dalam rangka penegakan standar mutu di lembaga yang dibawahinya. Ibara (2015) menyatakan bahwa kepemimpinan di tingkat perguruan tinggi adalah mesin perubahan, pengembangan dan penjamin kualitas yang paling utama. Tanpa ini semua, maka fungsi pengawas mutu hanya seperti peluru kosong. Jika dibiarkan maka praktek ala pemadam kebakaran terkait mutu perguruan tinggi akan senantiasa terjadi di masa-masa yang akan datang. Urjensi Pengawas Mutu Profesional Hidup mati perguruan tinggi tergantung dari mutu. Pelaksanaan mutu internal yang baik adalah keharusan agar memudahkan penilaian mutu eksternal (Woodhouse, 2013). Disini letak perbedaan kepentingan paling utama antara Penjaminan Mutu dengan unit lain di lingkungan perguruan tinggi. Maka seharusnya, rekrutmen dan penempatan pejabat pengawas mutu tidak bisa lagi dilakukan melalui pemberdayaan dosen sebagaimana yang terjadi pada unit lainnya. Cakupan fungsinya yang sangat luas, menuntut eksistensi pejabat pengawas mutu yang bersifat permanen, bukan lagi sebagai side job apalagi sekedar untuk memberikan posisi kepada komprador politis pimpinan perguruan tinggi. Terlalu beresiko. Pengawas mutu harus independen dan otonom dari pengaruh dalam struktur operasional organisasi. Dosen yang ditunjuk sebagai pengawas mutu akan menghadapi dilema, ketika harus mengambil tindakan atau memberikan rekomendasi negatif. Sebagai penjamin mutu, idealnya mereka tidak boleh diintervensi dan diintimidasi. Tetapi jangan lupa bahwa mereka juga adalah dosen, yang secara psikologis dan struktural, adalah “bawahan” pimpinan. Akan ada kecemasan-kecemasan. Itu manusiawi. Sebagai orang timur, juga ada kecenderungan sungkan pada budaya senioritas. Maka, pilihan memberdayakan dosen sebagai pengawas mutu rasanya bukan pilihan yang bijak apabila perguruan tinggi benar-benar berkeinginan untuk menjadi lembaga yang bermutu. Idealnya, pengawas mutu adalah utusan yayasan yang ditempatkan permanen di unit-unit yang diawasi, atau minimal berada langsung dibawah rektor/direktur agar lebih bertaji. Membayar tenaga professional tentu mahal. Pasti. Profesional memiliki pengetahuan dan keterampilan khusus (Puspitasari, 2012), sehingga mereka berupaya mencapai kesempurnaan hasil dan menjaga serta meningkatkan mutu kerjanya (Anoraga, 2009). Hal ini tidak dapat dilakukan dosen dengan sempurna karena sejatinya mereka sudah direpotkan dengan tridharma yang semakin berat. Maka wajar jika kelompok professional dibayar sesuai dengan keadilan dan kelayakan (Wiguna, 2015). Jika memang mutu merupakan nafas organisasi, bahkan dapat menentukan hidup mati perguruan tinggi, maka perlakuannya harus dibedakan dengan unit-unit lainnya. Harga jabatan profesional pantas untuk dibayarkan. Profesional dari luar tidak memahami cara kerja perguruan tinggi? Kita balik logikanya. Apakah lebih mudah bagi dosen yang diberdayakan sebagai pengawas mutu, untuk tidak saja mempelajari ilmu-ilmu mutu yang sangat luas, tetapi juga harus mempelajari cara kerja serta mengawasi kegiatan seluruh unit/lembaga? Hambatan waktu, tenaga, pikiran dan insentif menjadi penghalang dosen untuk bisa melakukannya dengan baik. Alih-alih memikirkan wacana ISO, TQM, Kaizen dan lain sebagainya, bisa serentak menjalankan fungsi tridharma, penjaminan mutu plus side job diluar kampur agar bisa hidup layak, itu saja sudah ajaib. Tetapi bagi seorang profesional yang kompeten di bidang mutu, mereka akan lebih cepat memahami dan mudah untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja perguruan tinggi. Keberadaannya sekaligus dapat menghilangkan stigma formalitas dalam praktek mutu di perguruan tinggi.   DAFTAR PUSTAKA Anoraga, P. 2009. Psikologi Kerja. Rineka Cipta, Jakarta Atmodiwiryo, S. 2011. Manajemen Pengawasan dan Supervisi Sekolah. Ardadizya Jaya, Jakarta Babalola, J.B. 2011. Quality Assurance in Education: Input, Process and Output. African Journal of Educational Research and Development, (4) 2 Ibara, E. Chisa. 2015. Developing Quality Assurance Culture for Sustainable University Education in Nigeria.  Journal of Education and Practice, (6) 29 Puspitasari, D. 2012. Menerapkan Prinsip Praktek Profesional Dalam Bekerja. Inti Prima Promosindo, Jakarta Wiguna, C. 2015. Kompensasi Dalam Manajemen Sumberdaya Manusia. http://duniaiptek.com, 18/11/2015 Woodhouse, D. 2013. Global trends in Quality Assurance. Quality Approaches in Higher Education, (4) 2

  Download Dokumen PDF

Didukung Oleh