Search

Penerapan TQM Dalam System Penjaminan Mutu Internal Di Perguruan Tinggi

Tema : Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
Author : Yudi Juniardi
Email : yjuniardi@yahoo.com
Jabatan : Lektor Kepala
Insitusi : Universitas Sultan Ageng Tirtayasa
Alamat : Kota Serang Baru Kelapa Gading Blok S 15 Serang Banten

Penerapan  TQM Dalam  System Penjaminan Mutu Internal Di Perguruan Tinggi
Oleh: Yudi Juniardi[1]  
Pendahuluan
Penjaminan mutu merupakan hal yang menjadi perhatian penting  dalam penyelenggaraan perguruan tinggi. Dalam hal ini  pemerintah mengeluarkan UU no 12 tahun  12 tentang pendidikan tinggi  yang mengatur  hal-hal yang harus terstandar dalam  penyelenggaraan perguruan tingg. Lebih rinci  dijabarkan dalam permenristekdikti no 62 tahun 2016 tentang  system penjaminan mutu perguruan tinggi. Pentingnya SPM Dikti untuk  menjamin pemenuhan standar  Dikti secara sistemik dan  berkelanjutan sehingga tumbuh dan berkembang budaya mutu. Selain  itu dengan adanya SPM dikti  dapat mengendalikan  penyelenggaraan dikti oleh PERGURUAN TINGGI untuk  mewujudkan  pendidikan  tinggi yang bermutu. Bila kita melihat  siklus  kegiatan  SPMI, secara umum ada 5, yaitu penetapan standar PT, Pelaksanaan standar PT, evaluasi  pelaksanaan  standar PT, pengendalian   semua siklus itu merupakan sebuah system dan harus berjalan secara sinergis. Sinergisitas akan terjadi apabila ada pendekatan yang sesuai  yang dapat diterapkan dalam pelaksanaannya. TQM (total quality Manajemen) merupakan salah satu pendekatan yang  dapat menjadi alternative dalam pelaksanaan SPMI di pendidikan tinggi. Keefektifan TQM telah terbukti dan diimplemntasikan  dibidang  manufaktur, yang memberikan pelayanan yang optimal, memberikan kepuasan pelanggan dengan meningkatkan mutu pelayanan. Hal ini sangat memungkinkan diimplemntasikan dalam pendidikan tinggi. Dalam artikel ini akan dipaparkan dua hal utama  yaitu Pendekatan Total quality Manajemen dan Penerapan TQM dalam SPMI PT.      

TQM (Total quality Management)

TQM merupakan  filosofi manajemen  yang mengintegrasikan  seluruh  fungsi yang ada dalam  organisasi/ lembaga dalam rangka memenuhi kebutuhan pelanggan  dan  mencapai tujuan lembaga.  Dengan adanya TQM semua fungsi berjalan secara bersama-sama saling ketergantungan dan saling menunjang. Artinya apabila ada salah satu fungsi yang tidak berjalan akan mempengaruhi fungsi lainnya sehingga menghambat jalannya roda organisasi. TQM melihat lembaga sebagai sebuah proses  secara menyeluruh dengan adanya TQM  lembaga harus secara berkesinambungan  mengembangkan  proses-proses denggan cara  meningkatkan  kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman  staf.  Singkatnya TQM  melakukan sesuatu  dengan benar, sejak awal dan setiap waktu melakukan sesuatu dengan benar sesuai dengan standard an aidah yang berlaku. Suksesnya penerapan TQM  melibatkan semua unsur yang ada dalam  organisasi mulai dari tingkat yang tertinggi hingga ke tingkat yang terbawah. Prinsip pelaksanaan TQM sangat  berperan dalam  pelaksanaan TQM. Menurut  . Martin, L. (1993) ada beberapa kunci prinsip TQM: pertama,  komitmen manajemen, kedua,  Pemberdayaan staf, ketiga membuat keputusan berdasarkan fakta, keempat  Pengembangan berkelanjutan dan kelima  Focus pada pelanggan Berdasarkan prinsip di atas  prinsip TQM dalam rangka memberikan layanan yang prima pada pelanggan. Komitmenmanajemen dpat dilakukan dengan selalu melakukan  PDCA (Plan,  Do, Check,   ACT). Selain itu  pemberdayaan staf dapat dilakukan dengan  memeberikan pelatihan, pemberian reward, membentuk  team yang solid. Pembuatan  keputusan dilakukan berdasarkan fakta berdasarkan hasil  perhituangan kuantitatif seperti penggunaan statistic untuk melakukan tingkat keberhasilan atau ketercapaian program. Pengembangan berkelanjutan dilakukan dengan cara selalu membuat team yang excellent dan meningkatkan standard. Terakhir fokus pada pelanggan dilakukan dengan cara memberikan pelayanan sesuai dengan keinginan pelanggan, penentuan standard berdasarkan keinginan pelanggan. Tingginya permintaan  dunia usaha lulusan perguruan tinggi yang berkualitas, mendorong perguruan tinggi untuk melakukan penjaminan mutu yang dapat dilakukan baik secara eksternal maupun internal. Di perguruan tinggi pejaminan mutu dilakukan sangat cermat. Hal ini disebabkan banyaknya problematika terkait standar kualitas pembelajaran, kualitas pengalaman belajar, maraknya plagiarism, rendahnya prestasi mahasiswa sehingga Perguruan tinggi di Australia memberlakukan penjaminan mutu disemua aspek [Smart, Sim & McMahon, 2001)   Dan bila kita melihat ke tetangga sebelah, Malaysia, telah menrapkan system penjaminan mutu. Hal ini disebabkan oleh  faktor eksternal, seperti permintaan pihak stakeholder, kebijakan pemerintah, iklim ekonomi, dan factor social lainnya. Perguruan tinggi di Malaysia sudah memberlakukan QA (quality Assurance) dengan  adanya ISO 9000 kualitas system manajemen (Mikol,2002)   Perguruan tinggi di Indonesia telah melakukan penjaminan mutu sebagai bentuk kewajiban dalam optimalisasi pemberian layanan pendidikan tinggi. Adanya akreditasi lembaga dan jurusan oleh BAN PT merupakan sebuah indikasi bahwa lembaga harus senantiasa memberikan layanan yang bermutu.  Akreditasi yang dilakukan oleh BAN PT merupakan salah satu bentuk penjaminan mutu secara eksternal, namun ada juga penjaminan mutu yang dilakukan oleh lembaga secara internal melalui lembaga penjaminan mutu internal.

Penerapan TQM  Dalam Akademik

TQM dapat diterapkan dalam kegiatan akademik khususnya dalam rangka penerapan SPM internal.  Dalam artikelnya   , “The Quality Revolution in Education,” John Jay Bonstingl memaparkan prinsip TQM  melalui empat pilarnya. Pertama  prinsip  hubungan sinergis, Kedua  pengembangan yang berkelanjutan dan evaluasi diri, Ketiga system  sebagai proses yang sedang berjalan, dan Keempat prinsip kepemimpinan Hubungan sinergitas Berdasarkan prinsip ini  organisasi harus focus pada  supliernya dan  pelanggannya. Artinya semua elemen dalam kinerja terlibat; kerja tim dan kolaborasi merupakan hal yang penting. Kita tidak lagi melihat pendidikan sebagai  entitas yang terpisah. Saat ini menurut Bonsting sudah bukan waktunya lagi  berbicara pendidikan hanya msalah guru dan murid tetapi harus dikaitkan dengan orang banyak oleh karenanya dalam konsep TQM pendidikan menekankan pada  hubungan yang sinergis antara  supplier dan customer. Konsep sinergi ini menjelaskan bahwa  performance dan  produksi  dicapai berdasr pengalaman dan bakat individu. Dalam kelas guru dan siswa  sama halnya dengan  pekerja-pekerja di dunia industri. Kesuksesan kerjasama mereka dpat dilihat dari perkembangan kemampuan siswa, minat siswa dan karakter siswa. Dalam hal ini siswa adalah pelanggan dan guru yang memberi layanan. Sebagai pelanggan  mereka harus diberikan  layanan yang  maksimal dan sesuai dengan pertumbuhan dan kebutuhan siswa. Dalam konsep ini sekolah dan guru merupakan  supplier yang memberikan layanan  kepada pelanggan; memberikana saranan dan prasarana yang  memadai, suasana dan lingkungan yang kondusif, sekolah bertanggung jawab  atas keberhasilan siswa dalam pendidikan sehingga  sekolah mampu memberikan bekal kepada mereka  untuk mampu mandiri dan berkembang dan  dapat hidup berdampingan di masyarakat sebagai insan yang bermanfaat. Perkembangan berkelanjutan dan evaluasi diri Konsep ini menekankan adanya  keinginan untuk terus melakukan perbaikan sehingga menunjang  pada pertumbuhan dan perkembangan siswa. Guru selalu meningkatkan kemampuan mengajar dan pengetahuannya sehingga siswa dapat menerima ilmu pengetahuan yang bermanfaat dan uptodate. Sekolah terus menerus mendorong dan melengkapi semua sarana dan prasarana serta kebijkan yang menunjang untuk perkembangan berkelanjutan. Sebagai bagian dari  perkembangan berkelanjutan, guru perlu melakukan  evaluasi diri yang berfokus pada kekuatan siswa, gaya belajar yang beragam, dan  tingkat  kecerdasan yang berbeda. Sehingga evaluasi diri dapat meningkatkan perkembangan siswa secara individu karena mereka memiliki karakteristik yang berbeda System proses yang sedang berjalan Pilar ketiga yang dapat diterapkan dalam akademik adalah melihat  pendidilan sebagai system yang sedang proses berjalan. Dengan  prinsip ini bila ada kegagalan siswa atau guru  tidak boleh menyalahkan atau saling menyalahkan  karena  mereka adalah system. Justru yang harus dianalisis adalah sistemnya agar tidak terjadi kegagalan atau kesalahan lagi  karena system merupakan  kumpulan proses-proses, oleh karena itu untuk peningkatan kualitas perlu memperbaiki dan meningkatkan prosesnya karena akan menentukan produk atau  hasil. Dalam paradigm baru pembelajaran  perkembangan pembelajaran  berkelanjutan  berdasarkan learning outcome hasil pembelajaran yang dapat menggantikan  model pembelajaran yang usang outdated. Kepemimpinan Suksesnya TQM dalam bidang akademik  ditentukan oleh  pemimpin (top management), pengajar harus menciptakan suasana yang kondusif, budaya yang menunjang serta kontekstual dengan  karakteristik siswa, sehingga proses yang dilakukan dapat  meningkatkan prestasi  dan potensi siswa  melalui  perbaikan yang berkelanjutan. Kepemimpinan  merupakan hal yang sangat penting  dalam perkembangan berkelanjutan proses pembelajaran.

Penerapan TQM di Perguruan Tinggi

Selain itu secara praktis konsep TQM yang diterapkan diperguruan tinggin menyentuh semua aspek dan  dapat mempengaruhi hal-hal berikut: Fasilitas fisik, Infrastructure akademik (lab, perpustakaan, dokumentasi, komunikasi, innfrastrutur lainnya), Kurikulum, Penambahan SDM akademik dan pengembangan pendidik dan tenaga kependidikan, Penelitian dan publikasi, Perencanaan pengembangan lembaga, dan Hubungan universitas dengan stake holders. Menurut Deming  dalam penerapan TQM di perguruan tinggi, system ini  bergantung pada  jawaban dari pertanyaan utama  berikut. Siapa stake holder,  pelanggan dan supliernya? Apa input dan output nya? Apa kunci  prosesnya?   Berikut adalah  salah satu  model  alternative TQM yang dapat dilakukan diperguruan tinggi, yatu: identifikasi, menentukan, persiapan, pelatihan dan pendidikan, inisiasi, perluasan, pemberian penghargaan, pengembangan evaluasi dan pembelajaran yang berkelanjutan.   Langkah Pertama mengidentifikasi. Pada langkah ini  pimpinan  harus mengembangkan pemahamahan yang utuh tentang konsep TQM. Lngkah kedua menentukan; pimpinan harus  menentukan untuk mengaplikasikan TQM  dan menerima strategi korporasi  dalam rangka memenuhi kualitas pendidikan, penelitian, dalam rangka memberikan layananan yang optimal untuk kepuasan pelanggan dan memenuhi permintaan stake holders dan mencapai ekselensi dalam  mutu. Langkah ketiga adalah persiapan; lembaga harus menentukan siapa stake holder dan harus mengidentifikasi secara khusus pelanggan dan jenis layananannya. Ketika stake holder sudah diketahui  maka dalam  memenuhi kebutuhan stake holder  dapat dilakukan melalui  survey pelanggan. Shingga lembaga harus menentukan tujuan lembaga berdaskan  kebutuhan pelanggan. Oleh arena itu untuk merealisasi tujuan itu lembaga harus membuat tim yag tugasnya membuat rancangan pelaksanaan TQM yang terdokumentasi serta melatih SDM yang akan terlibat dalam implementasi TQM.   Langkah keempat pendidikan dan pelatihan. Setelah melatih orang-orang kunci (key personal) selanjutnya melatih orang-orang yang dibutuhkan dalam TQM ini. Tanpa ada  pelatihan yang memadai staf tidak akan termotivasi untuk melaksanakan TQM dan program akan gagal. Pada langkah ini tim harus mengevaluasi kegiatan pendidikan dan latihan dan terus melakukan perbaikan untuk tercapainya tujuan implementasi TQM.   Langkah yang kelima inisiasi. Langkah ini merupakan langkah kunci  dalam menjamin keberhasilan. Kecermatan diperlukan dalam memilih projek pengembangan  mutu setelah itu menentukan tim pelaksana pilot projek; dalam tim ini harus melibatkan semua unsur yang terlibat dalam pelaksanaan TQM. Langkah yang keenam adalah peluasan. Ketika  pilot projek telah sukses  terimplementasi  selanjutnya dapat diterapkan di semua unit.pada tahap ini pelatihan dan pendidikan akan terus dilakukan  dan tim baru serta  siklus  control mutu akan dibentuk. Dalam pelaksanaannya dapat dibantu oleh ahli/konsultan agar implementasi projek ini berhasil.   Langkah yang ketujuh  pemberian penghargaan. Langkah ini perlu untuk memberi  semangat dan dukungan moral, serta meingkatkan ketertarikan pribadi dalam pelaksanaan TQM. System penghargaan perlu dilakukan dengancermat. Pemberian penghargaan dalam bentuk  finansial hanya dapat diberikan kepada mereka  yan benar-benar menunjukkan kinerja baik dalam mensukseskan implementasi TQM.   Langkah yang ke delapan adalah evaluasi. Evaluasi harus dilakukan setiap tahun. Dalam evaluasi, setiap kendala yang muncul akan teridentifikasi dan dicarikan jalan keluarnya serta dibentuk konsesus untuk mengatasi kendala itu. Langkah yang terakhir adalah  perbaikan yang berkelanjutan. Langkah ini harus dilakukan bila lembaga ingin menjaga dan meningkatkan mutu.   Kesembilan langkah di atas akan berdampa dan memberikan banyak perubahan bila diterapkan dalam  SPMI (system penjaminan mutu internal) karena  hal tersbut memberikan dorongan kepada lembaga untuk terus menerus melakukan perubahan dan perbaikan.   Penutup Prinsip TQM yang diterapkan dalam pendidikan  bermanfaat dalam beberapa hal, diantaranya: -       Mendefinisi ulang  peran, tujuan, dan tanggung jawab lembaga -       Menjadikan  lembaga sebagai  kawah pembelajaran -       Merencanalan  pelatihan kepemimpinan yang komprehensif  untuk tenaga pendidik dan  kependidikan di semua level -       Menghadirkan  staf yang memiliki integritas dan karakter baik dalam memberikan layanan -       Dapat memberikan informasi dalam membuat keputusan dan kebijakan -       Merancang  pengembangan siswa  secara komprehensif. Agar sukses dalam  penerapannya TQM dalam  akademik  semua pihak harus ikut terlibat  mereka harus paham kemana arah tujuan dan apa yang harus dilakukan serta bertangung jawab pada tugasnya masing-masing. Jika  empat prinsip ini  dilakukan  maka TQM dalam pendidikan akan tercapai. Agar suksesnya TQM ini  visi dan kepemimpinan, kemampuan komunikasi interpersonal, kemampuan problem solving serta  kerjasama merupakan hal yang  penting  untuk kesuksesan penerapan TQM  

Referensi
  Freeman, R. (1993)  Quality Assurance in Teaching and Education, Kogan Page: London. Gilbert, G. (1992). “Quality Improvement in a Defense Organization.” Public Productivity and Management Review, 16(1), 65-75.   Grey Bounds, Lyle Yorks and Mel Adams, at al,  (1994)Beyond Total Quality Management, McGraw-Hill Inc., International Edition, Singapore   Mikol M (2002) Quality Assurance in Australian Higher Education: A Case Study of The University of Western Sydney Nepean. OECD/MHE Ömer Faruk ÜNAL application of total quality management in Higher educational institutions” Journal of Qafqaz University Spring 2001, Number 7   Smith, AK, (1993). “Total Quality Management in the Public Sector.” Quality Progress, June 1993, 45-48.   Strickland, Jack C, “TQM: Linking People and Processes for Mission Excellence”, Army Research Development & Acquisition Bulletin , May-June 1989, p. 9        


[1] Universitas Sultan Ageng Tirtaysa Yjuniardi@yahoo.com 08128762038

  Download Dokumen PDF

Didukung Oleh